Что это такое и зачем она нужна

Подходит для любых устройств

Работайте в интернет-банке с компьютера или . Не требует обновлений

Разные уровни доступа для вас и сотрудников

Настраивайте безопасный доступ к данным и функциям интернет-банка для сотрудников

Персональная настройка интерфейса

Меняйте расположение виджетов и пунктов меню для своего удобства

Название

Дата обновления: 10 апреля 2024

Что такое система электронного документооборота и зачем она нужна

Создавать, подписывать, отправлять и хранить
документы можно
в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку
корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает система электронного документооборота (СЭД).

Электронный документооборот позволяет автоматизировать делопроизводство
внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на
ЭДО
может любая компания, необходимо лишь получить электронную подпись (ЭП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не
регулирует,
только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы, подписанные ЭП, имеют такую
же
юридическую силу, как и подписанные от руки.

Ст.
6 63-ФЗ

Переход на систему электронного документооборота необходимо
зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст.
8 402-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают двух видов:

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление
в
полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

Усиленная электронная подпись, в свою очередь, имеет две разновидности:

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) позволяет определить, кто подписал документ и вносились ли в него изменения после подписания. УНЭП может храниться на флешке, смарт-карте или USB-токене. Такую подпись обычно используют в документообороте внутри организации и с контрагентами, а также подписывают ей налоговые декларации 3-НДФЛ. Получить УНЭП можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, в удостоверяющем центре в своём городе или у оператора информационной системы.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) также позволяет определить лицо, подписавшее документ, и проверить, вносились ли в него изменения после подписания. УКЭП состоит из ключа проверки электронной подписи и квалифицированного сертификата. Такие подписи выдают удостоверяющие центры, Минцифры РФ, и ФНС. УКЭП подходит для работы с порталом госуслуг, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов — пакет документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждый документ из пакета считается подписанным создавшим его лицом, вне зависимости от того, как подписан весь пакет.

Создать электронный документ можно в любом привычном
формате, например DOC или PDF.

Cт. 5 63-ФЗ
П. 4 ст. 6 63-ФЗ

Перечень документов, которые понадобятся для оформления электронной подписи, зависит от её вида и содержится в федеральном законе «Об электронной подписи», регламенте оператора информационной системы и т. д. Например, для получения УКЭП нужны:

• паспорт;
• сведения о СНИЛС;
• сведения об ИНН.

• паспорт;
• сведения о СНИЛС;
• сведения об ИНН юридического лица.

Сертификат ЭП обычно выдают на 15 месяцев, и стоит он от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от вида подписи, модели токена и стоимости лицензии ПО для работы с электронной подписью.

При этом руководители юридических лиц и ИП с 2022 года получают УКЭП бесплатно в инспекциях ФНС России или через налоговой, а сотрудники юрлиц и индивидуальных предпринимателей — в аккредитованных Минцифры РФ удостоверяющих центрах.

Когда подпись готова, нужно выбрать систему для работы с электронными
документами (СЭД). Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и
максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.

Только для работы с заказчиками существует несколько
десятков сервисов. Узнайте у партнёров, чем пользуются они. Возможно, для удобства имеет смысл
сделать выбор в пользу той же СЭД.

Можно купить доступ на год или заплатить за отправку определённого количества
документов.

Он должен быть интуитивно понятным, чтобы обучение сотрудников не заняло много
времени.

Оцените, сколько времени уйдёт на техническое внедрение СЭД. Некоторые
разработчики предлагают помощь специалистов при возникновении трудностей.

СЭД в таком формате пригодится в том случае, если руководитель часто не присутствует в офисе.

Чаще всего эта услуга предоставляется бесплатно.

Обратите внимание на режим работы техподдержки (возможно, вам важно, чтобы она
была круглосуточной) и наличие возможности консультироваться с персональным менеджером.

Уточните, есть ли бесплатная пробная версия СЭД или тестовый период, и, если
есть, проведите тест-драйв. Так вы сможете быстрее понять, подходит ли компании именно эта
система документооборота.

Выберите способ обмена документами: через веб-сервис или специальную программу
электронного документооборота.

Первый, более простой метод автоматизации, не потребует вмешательства в информационную систему
компании. Если хотите установить программу ЭДО, учите, что её необходимо интегрировать в
IT-процессы
компании.

У СберБизнеса есть своя система электронного документооборота. С её помощью можно создавать прайс-листы, обмениваться документами с юридическими и физическими лицами, ИП и самозанятыми. интегрируется с 1С и подходит для работы с маркированными товарами.

Если сотрудник заболел или временно утратил
трудоспособность, он может не работать и получать пособие. Основанием для больничного могут
быть:

• заболевание или травма,
• уход за больным ребёнком или
  другим родственником,
• беременность и роды,
• карантин,
• усыновление новорождённого,
• реабилитация после лечения,
• протезирование в стационаре.

Согласно 255-ФЗ
больничный оплачивают:

1. Штатным сотрудникам, которые работают по срочному или
   бессрочному трудовому договору.
2. Исполнителям, которых нанимают по ГПХ (договорам
   гражданско-правового характера). Это договоры об оказании услуг и выполнении работ,
   авторского заказа, о предоставлении прав на произведения, лицензионный договор и пр.

В 2023 году сотруднику с
ГПХ больничный оплачивают при условии, что за 2022 год за него внесены страховые взносы на
сумму не менее чем 4 833,72 рубля.

1. Индивидуальным предпринимателям, если они платят за себя
   соцвзносы.
2. Иностранцам, если у них есть обязательное социальное страхование
   (ОСС) временной нетрудоспособности или материнства (ВНиМ).

Самозанятые могут получить
выплаты по больничному, если самостоятельно делают взносы с доходов в Социальный фонд России (СФР).

В случае заболевания или травмы первые 3 дня
больничного оплачивает работодатель, остальные дни — СФР.

Если больничный выдан по
другой причине, например в связи с беременностью — фонд оплачивает все дни. Сотрудник может
брать в течение года неограниченное количество больничных листов.

Чтобы оформить больничный, сотрудник должен
обратиться в государственное или частное медучреждение, у которого есть лицензия. Там ему
оформляют электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Дублировать на бумаге его не нужно.

Терапевт и врач узкой специализации могут
«открыть» ЭЛН не более чем на 15 дней, фельдшер и стоматолог — не более чем на 10. Если
сотрудник за это время не поправился, врач назначает комиссию, чтобы продлить больничный.

Продлевать можно на срок до
10 или — при туберкулёзе — 12 месяцев.

Сотрудник отслеживает электронный больничный в
личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР) или портале госуслуг. Там он видит
номер листка и дату его открытия и называет их работодателю.

Работодатель тоже отслеживает больничный онлайн.
ЭЛН формируется в ЕИИС «Соцстрах», потом предаётся в Социальный фонд России. Чтобы
подключиться к этой системе ИП и юрлицам понадобится:

ИП и юрлица, нанимая сотрудника, отправляют через
СЭДО отчёт «Сведения о застрахованных лицах». В нём указывают Ф.И.О., СНИЛС, ИНН и прочие
сведения о сотруднике.

Когда сотрудник берёт
больничный, СФР сообщает об этом по СЭДО работодателю и запрашивает сведения о сотруднике
для начисления и выплаты пособия. Их нужно предоставить в течение 3 рабочих дней с даты
закрытия больничного.

Чтобы начислить сотруднику выплаты за дни на
больничном, нужно:

Расчётный период для больничных — 2 предыдущих
календарных года.

Если сотрудник в это время был в декрете — можно
взять для расчёта 2 года до декрета. Для этого от сотрудника потребуется заявление. Замена
периода не должна привести к уменьшению пособия.

Сведения о замене нужно направить в СФР по СЭДО
не позднее 5 рабочих дней с даты получения заявления.

Если сотрудник взял больничный до того, как
отработал 2 года в компании, учитывается его заработок на предыдущем месте работы или
местах, если их было более одного. Эту информацию можно запросить в СФР через СЭДО.

Допустим, продавец Анны взяла больничный в июле 2023 года на 5 дней.

Для расчётов берём её средний заработок за 2 года, на который начислялись страховые взносы.
В 2021 год — 600 000 рублей, В 2022 год — 700 000 рублей, суммарно за 2 года — это 1 300 000
рублей.

В 2023 году МРОТ — 16 242 рубля, за 24 месяца это
389 808 рублей.

Заработок Анны за 2 года
(1 300 000 рублей) > МРОТ за тот же период. Если бы он не дотянул до МРОТ — для расчётов
пришлось бы взять сумму 389 808 рублей.

Сравниваем заработок с предельной базой по
взносам на обязательное социальное страхование (ОСС). Если он больше базы — для расчётов
берём базу, если меньше — фактический заработок.

Предельная база за 2021 год — 966 000 рублей. Анна получила 600 000 рублей. Заработок не
превышает базу, значит, берём для расчётов его.

Предельная база за 2022 год — 1 032 000 рублей. Анна получила за этот период 700 00 рублей.
И снова её заработок меньше базы — принимаем его для расчёта.

600 000 + 700 000 = 1 300
000 — итоговая сумма для расчёта больничного Анны.

Чтобы его узнать, нужно разделить заработок за 2
года на количество календарных дней за 2 года.

1 300 000 / 730 дней =
1781 рубль.

Если в расчёт попадает
високосный год, то делить нужно на 731 день. Если два високосных года — на 732. Так может
получиться, если 1 год — предыдущий, и он високосный, ещё 1 год — перенесён с другого
периода, и он тоже високосный.

На больничный влияет стаж сотрудника. От
среднедневного заработка выплачивают:

• 60% — если стаж меньше 5 лет,
• 80% — если стаж от 5 до 8 лет,
• 100% — если стаж больше 8 лет.

60% среднедневного заработка выплатят работнику,
если он взял больничный в течение 30 дней после увольнения и не устроился на другую работу.

100% среднедневного заработка получит сотрудница,
которая уходит на больничный по беременности и родам.

Стаж определяют по трудовой книжке. Если её нет —
по справкам с предыдущих мест работы или запрашивают эти данные в СФР.

Сотруднику считают один день на больничном по
МРОТ (в 2023 году — 16 242 × 24 / 730 = 533,98 рубля), если:

• его стаж меньше 6 месяцев,
• в населённом пункте применяют
  районный или северный коэффициент. (Далее МРОТ умножают на коэффициент),
• у него за 2 последних года не
  было заработка,
• его заработок за 2 последних
  года не превышал МРОТ.

Среднедневной заработок Анны 1781 рубль > МРОТ.

Районных и северных коэффициентов нет.

Она работает продавцом 10 лет.

Больничный рассчитываем по среднедневному заработку в 100% размере.

За
3 дня, которые оплачивает работодатель, получается: 1781 х 3 = 5343 рубля.

От
этой суммы считаем 13 %. Получается 695 рублей — НДФЛ, который надо перечислить в госбюджет.

Страховые взносы с этой суммы начислять не надо.

5343 – 13% (695 рублей) = 4648 рублей. Столько нужно выплатить Анне.

Начислять
сотрудникам зарплату, отпускные и прочие выплаты, в том числе за дни на больничном, можно с
помощью зарплатного проекта. Даже в выходные и праздничные дни, подключение —
онлайн.

🤒 Больничный оплачивают штатным сотрудникам;
исполнителям, которых нанимают по ГПХ; индивидуальным предпринимателям, если они платят за
себя соцвзносы; иностранцам, если у них есть обязательное социальное страхование.

💸 В случае заболевания или травмы первые 3 дня
больничного оплачивает работодатель, остальные дни — Социальный фонд России (СФР). Если
причина другая — все дни оплачивает фонд.

🌐 Сотрудник и работодатель отслеживают
электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) онлайн. Сотрудник — в личном кабинете СФР или
портале госуслуг. Работодатель — через Социальный электронный документооборот (СЭДО).

🧮 Для расчёта больничного определяют заработок
сотрудника за последние 2 года и сравнивают его с МРОТ и предельной базой обязательного
социального страхования (ОСС).

💰 Заработок за 2 года нужно разделить на
количество календарных дней за 2 года. Получится среднедневной заработок. В 100 % размере от
него 1 день больничного оплачивают тем, у кого стаж более 8 лет.

Онлайн-кредит для бизнеса

​​​​​​​Инструменты по работе с интернет-банком

Бесплатная информационная поддержка по России

Более 40 сервисов для бизнеса

Онлайн-бухгалтерия, СберРейтинг, электронный документооборот, приём платежей и аренда кассы по 54-ФЗ, консультации юриста, электронная отчётность в госорганы

Сервисы для ВЭД

Валютный контроль, международные переводы, консультации по валютному законодательству