Когда необходимо бухгалтерское сопровождение ООО?

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Аутсорсинг бухгалтерского учета возможен в различных комбинациях. Чем крупнее бухгалтерская фирма, тем больше вариантов она может вам предложить.

Перечень бухгалтерских услуг не ограничивается налоговым и бухгалтерским учетом. Это также может быть функция ведущего аудитора (только самые ответственные и сложные задачи) или работа с конкретными областями (например, расчет заработной платы или авансовые счета). Кроме того, могут быть услуги, не связанные непосредственно с бухгалтерским учетом (кадровые, юридические услуги, оптимизация налогообложения, помощь в изменении системы учета).

Однако наиболее распространенным вариантом является полное бухгалтерское сопровождение ООО, которое предполагает передачу всех бухгалтерских функций на аутсорсинг. Какой вид бухгалтерского аутсорсинга выбрать, зависит от финансовых возможностей компании и специфики ее деятельности.

Полный аутсорсинг

Комплексный бухгалтерский аутсорсинг – это полноценная замена штатного бухгалтера или даже целого отдела бухгалтерии.

Сюда входит ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет заработной платы, подготовка и сбор первичных документов, подготовка банковских депозитов от клиентов и заполнение всех видов отчетов.

Кроме того, аудиторские фирмы готовы предложить и сопутствующие услуги:

Выборочный аутсорсинг

В отличие от полного бухгалтерского аутсорсинга, где клиентом обычно является генеральный или финансовый директор, выборочный бухгалтерский аутсорсинг обычно инициируется главным бухгалтером.

Главные бухгалтеры делегируют часть своих функций утвержденным фирмам по следующим причинам

В любом бухгалтерском отделе есть участки, которые требуют много времени и усилий. Аутсорсинг – хороший вариант.

Действительно, сегодня ключевым элементом резюме главного бухгалтера является умение использовать ресурсы технологических бухгалтерских фирм для повышения эффективности бухгалтерских процессов.

Наиболее популярные области, которые выборочно передаются на аутсорсинг

Ведение учета от лица главного бухгалтера

Существует и обратная ситуация, когда возникает необходимость передать бухгалтерию на аутсорсинг не для того, чтобы закрыть участок под управлением штатного бухгалтера, а для того, чтобы оставить простые бухгалтерские функции внутри компании, передав управление отделом бухгалтерии на аутсорсинг.

Внешний аудитор – одна из самых востребованных услуг для малого бизнеса, особенно если компания активно растет, имеет сложную отчетность, но пока не может претендовать на высококвалифицированный персонал.

Главбух на аутсорсинге — это не только компетентное управление учетными процессами, но и детальная формализация работы.

Вполне возможно управлять персоналом в режиме, когда инструкции подробно расписаны, а люди работают в единой автоматизированной среде, предоставляемой поставщиком, даже удаленно.

Как работает главный бухгалтер на аутсорсинге

Аутсорсинг бухгалтерского учета возможен в различных комбинациях, не только по перечню услуг, но и по организации работы аудиторов.

Если в небольших аудиторских фирмах ведущий аудитор выполняет всю работу в одном лице, то в крупных аудиторских фирмах существует разделение труда, которое дает много преимуществ: за каждую область отвечает выделенный специалист, который не только обладает нужными знаниями и соответствующим опытом, но и имеет достаточно ресурсов, чтобы выполнить работу вовремя и качественно. Ничто не ускользает от внимания, и нет дублирования усилий. Такой конвейерный подход обеспечивает стабильное качество на всех этапах, при этом значительно снижая стоимость услуги (поскольку менее квалифицированная работа не выполняется дорогостоящими бухгалтерами).

Когда речь идет об аутсорсинге бухгалтерского учета, это не всегда означает команду бухгалтеров, работающих удаленно. Разделение труда позволяет смоделировать процесс учета таким образом, что часть сотрудников работает в офисе клиента, но по правилам бухгалтерской фирмы, под ее руководством. Это актуально, например, когда проще разместить одного человека в офисе и предоставить ему удаленный доступ к бухгалтерской базе данных, чем отправлять огромное количество необработанных документов в бухгалтерскую фирму.

Бухгалтерское консультирование

Одним из важнейших элементов бухгалтерского аутсорсинга является всесторонняя экспертная поддержка компаний. Бухгалтерский учет, налоги, валютный контроль, трудовое законодательство – требования бизнеса разнообразны (никогда не знаешь, с чем столкнется твой бизнес завтра).

Хотя почти все бухгалтерские фирмы утверждают, что экспертная помощь является неотъемлемой частью услуги, на практике она требует избытка специализированных ресурсов и разнообразного опыта, поэтому немногие способны ее предложить. На самом деле, вы уже многое поймете при личной встрече, еще до подписания контракта. Если с самой первой встречи эксперты занимают активную позицию (думают о том, как вам помочь, что может улучшить вашу текущую ситуацию, пытаются ответить на вопросы), это хороший знак.

Во время переговоров спросите у бухгалтерской фирмы, как она управляет процессом информирования клиентов о важных изменениях в законодательстве, которые влияют на их бизнес. Еще лучше попросить пример информационного бюллетеня или брифинга (если это не просто перепечатка новостей из СМИ, а оцифрованная информация с налоговыми и бизнес-рисками, с выводами экспертов, предлагающих решения – можете смело нанимать такую бухгалтерскую фирму).

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Качество бухгалтерского аутсорсинга во многом зависит от компании, предоставляющей бухгалтерские услуги. О том, как выбрать провайдера, мы поговорим ниже. А пока давайте рассмотрим преимущества удаленного ведения бухгалтерии, если вы работаете в крупной бухгалтерской фирме (о более мелких фирмах говорить сложно, поскольку им не хватает масштаба, чтобы перейти на другой организационный уровень, поэтому их стиль работы мало чем отличается от обычных фрилансеров).

Прежде всего, в компании работают достойные сотрудники. В таких компаниях хорошо развита система подбора персонала (каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование) и развитая система обучения.

Более того, квалифицированные специалисты сами стремятся работать в аутсорсинге – это гарантирует им разнообразную и интересную работу с возможностями для карьерного и профессионального роста.

Генеральный директор, который сам нанимает аудитора, обычно не имеет бухгалтерского образования, поэтому ему приходится делать свой выбор на основе косвенных доказательств: старшинства, рекомендаций друзей и личных ощущений. Иногда помогает профессиональное тестирование, но и оно не является панацеей.

Во-вторых, вы фактически освобождаетесь от кадровых вопросов: бухгалтерская фирма нанимает, адаптирует, обучает, контролирует и, при необходимости, заменяет ваших сотрудников: вы больше не зависите от конкретных людей.

В-третьих, вам не придется беспокоиться о качестве счетов: крупные компании уделяют большое внимание контролю качества. Более того, бухгалтерия несет ответственность за свои ошибки, связанные с деньгами.

В-четвертых, вы получаете не только результат в виде рассчитанных налогов или сданной отчетности, но и принципиально иной уровень организации учетных процессов, которого сложно добиться собственными силами (дорого и долго).

В-пятых, стоимость услуг коррелирует с объемом производства. Вы точно знаете, за что платите. И дело не в рабочих часах бухгалтера с больничными и отпусками.

Возможные риски при работе с удаленной бухгалтерией

Аутсорсинг бухгалтерского учета действительно имеет свои риски, но только если вы работаете с небольшой бухгалтерской фирмой или независимым бухгалтером. В этом случае вы не можете рассчитывать на стабильное качество, быструю замену бухгалтера (если ваш специалист заболеет, возьмет больничный или уволится) и безопасность бухгалтерской базы данных, поскольку небольшие компании не могут позволить себе содержать IT-специалистов, оплачивать серверное оборудование, регулярно делать резервные копии данных и т.д.

Организация не может функционировать без дипломированного бухгалтера даже в самой простой налоговой системе, поскольку компании не освобождены от ведения бухгалтерского учета. Индивидуальным предпринимателям также лучше работать с бухгалтером, потому что даже если они не обязаны вести бухгалтерский учет, управленческий учет будет большим подспорьем для компании, а налоговые правила в нашей стране очень изменчивы.

Рассмотрим преимущества и недостатки аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. Независимый бухгалтер сочетает в себе характеристики штатного бухгалтера и аутсорсинговой фирмы.

В конечном счете, выбор остается за владельцем бизнеса. В этом отношении он может совмещать штатного аудитора и аутсорсера. Например, один из них будет заниматься основной бухгалтерией и вводить исходные данные в программное обеспечение, а другой – готовить отчеты и поддерживать связь с налоговыми органами.

Бухгалтер-фрилансер

Особого внимания заслуживают фрилансеры, которые, как уже говорилось выше, сочетают в себе характеристики наемного бухгалтера и аутсорсера, т.е. преимущества и недостатки.

Внештатные бухгалтеры работают с микро- и малым бизнесом. Трудно в одиночку справиться с несколькими средними компаниями. Фрилансер имеет плюсы аутсорсеров. В этом году он не получает ни взносов, ни налогов.

Однако у него есть преимущества работника, занятого полный рабочий день, например, возможность взять отгул по болезни или отпуск. В этот период бухгалтер может потерять работу. Бухгалтеры-фрилансеры имеют гибкий график и возможность общаться, находясь вне офиса.

У фрилансера также есть преимущества штатного сотрудника. Это конкретный человек, который ведет бухгалтерский учет, понимает вашу конкретную ситуацию и находит для вас оптимальное решение по бухгалтерскому и налоговому учету.

Когда речь идет о непрофессионализме и простой человеческой нечестности, ее можно найти у внутреннего сотрудника, аутсорсинговой компании или внештатного бухгалтера.

Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?

Легче ответить с другой стороны – кому не подходит аутсорсинг бухгалтерского учета? Да, есть компании, для которых передача бухгалтерии на аутсорсинг нежелательна.

Это особенно актуально для руководителей, склонных к микроменеджменту и гиперконтролю, а также не желающих формализовать рабочие отношения: им проще отдавать приказы устно, глядя сотруднику в глаза, поэтому сотрудник должен быть под рукой и доступен почти 24 часа в сутки; в конце концов, задачи обычно возникают спонтанно, в режиме “надо сделать вчера”.

В-третьих, бухгалтерский аутсорсинг не подходит для компаний с очень специфическими требованиями к учету.

Бухгалтерская фирма – это, в правильном смысле слова, конвейер: бухгалтерские и бизнес-процессы грамотно разработаны, отлажены, в значительной степени автоматизированы, люди обучены стандартам и работают по четким правилам. Любое отклонение от “нормы” невыгодно, так как означает отвлечение ресурсов и переход на индивидуальное ручное управление.

При выборе бухгалтерской фирмы поинтересуйтесь, на какой тип клиентов рассчитаны ее процедуры. Аутсорсинг бухгалтерского учета общества с ограниченной ответственностью – слишком общий термин. Одни специализируются на обслуживании налогоплательщиков упрощенной системы налогообложения, другие знают, как обслуживать иностранные дочерние компании и представительства, третьи стандартизировали свои бухгалтерские процессы для крупных компаний со сложной бухгалтерией.