Учет финансов в Эксель: как составить таблицу

Что делать после заполнения данных

После того как вы внесете исходные данные, сразу можно увидеть работу формул. Данные начнут скачиваться, и таблица автоматически заполнится недостающими параметрами.

Теперь можно узнать следующие показатели по каждому из активов:

1. Прибыль или убыток у вас по позиции на текущий момент в рублях — независимо от валюты вложения: столбец G.
2. Сколько процентов годовых приносит эта инвестиция, если срок больше года, или просто процент изменения, если срок меньше года: столбец H.
3. Ожидаемая доходность и средний ежемесячный доход в валюте вложения: столбцы J и K.
4. Даты грядущих поступлений — или прошлых, если информация по будущим выплатам еще недоступна: столбцы L и M. Если вы покупаете дивидендные акции, ячейки посчитают размер и дату ближайшего дивиденда.
5. Процентное изменение бумаги за последние несколько лет для акций: столбец I. За сколько именно — зависит от сайта, откуда берутся данные.
6. Текущий вес бумаги в портфеле: столбец V.

5 отчетов для ведения финансов в малом бизнесе. шаблоны и вебинар с инструкциями

Budget

Как я уже говорил, BUDGET содержит в себе минимальные вычисления. Если не нужна аналитика, но хочется посмотреть какие-то существенные вещи — открывается этот файл. Прямо сейчас здесь всего 3 листа: таблица записей, общий баланс (формальный остаток) распределение денег по счетам и график движения в периоде.

Изначально, в файл BUDGET через PowerQuery подгружаются таблица Счетов и таблица Записей. При этом, таблица Счетов практически не обрабатывается: сортировкой по сумме остатка можно пренебречь, да и спорное это решение. Чуть ниже расскажу зачем я это сделал.

Таблица Записей же обрабатывается сильнее. Для начала, все записи сортируются по дате операции. Потому что записи вносятся не всегда сразу, не в хронологическом порядке, сортировка записей в DATA выполняется от случая к случаю. Поэтому, для контроля, мне проще сортировку выполнять при первичной обработке.

Вторым этапом меняется столбец Суммы операции с числового на валютный. Столбец Даты операции сам хорошо распознается как дата, остальные столбцы размечены как текстовые. В третий этап добавляется столбец с индексом записей и в таком виде таблица выгружается на лист. Справедливости ради, к таблице Записей в BUDGET я практически не обращался, в основном работаю с ней в DATA.

Ebitda

В оригинале звучит как Earning Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, то есть показатель прибыли без учета налогов, кредитов и амортизации. Считать просто — нужно из выручки отнять операционные расходы.

Вот зачем нужен EBITDA:

• Вы понимаете, есть ли в бизнесе заработок. Если показатель отрицательный или нулевой, с компанией что-то не в порядке на уровне операционной деятельности, высока вероятность ухода в долги.
• Можете сравнить вашу компанию с другими. Операционные расходы обычно у всех более или менее одинаковые, а вот структура капитала, то есть наличие кредитов, обычно разная.
• Показатель обычно используют инвесторы, когда считают индикатор возврата своих средств.

EBITDA является основой других финансовых показателей.

Амортизация

С помощью этого показателя в финансовом планировании учитывают расходы на дорогое оборудование и другие материальные вложения в бизнес. Например, когда вы купили новую тестомешалку для пельменной, то ее некорректно записывать в расход конкретного месяца.

Например, технику купили за 50 000 руб., а срок службы производителя — 2 года, то есть 24 месяца. Делим деньги на срок и получаем 2 083 руб. в месяц. Именно эту сумму нужно записать в строку «Амортизация» в разделе прочих расходов.

Амортизация — это бухгалтерский термин. При вычислении показателя можно ориентироваться на сроки амортизации, введенные Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. Или руководствоваться реалиями бизнеса — мы же говорим не о бухгалтерской документации, а о показателях для себя.

Амортизацию полезно отслеживать для планирования. Например, вы понимаете, что через 3 года тестомешалку нужно поменять, и откладываете на отдельный счет сумму, которая занесена в расход.

Анализ сводных показателей портфеля

Перейдем теперь к сводным показателям всего портфеля. Их можно смотреть на разных вкладках.

«Данные» — это главная вкладка, куда вносятся все исходные. Светло-голубым выделены ячейки, которые надо заполнить вручную. Также на этой вкладке рассчитывается прибыль и убыток по позиции, дата и размер ближайшего поступления от актива.

«Валюты» — полностью автоматическая вкладка, которая содержит отчет по используемым валютам. Как только вы редактируете что-либо на вкладке «Данные», этот мини-отчет сразу меняется.

«Посредники» — отчетная вкладка, которая показывает распределение сумм по брокерам и весовое значение процента капитала. Еще она показывает количество бумаг у каждого брокера и расчетный ежемесячный доход, также этот доход отображается в процентах годовых.

На этой вкладке можно оценить, насколько успешен тот или иной счет, потому что отображаются изменения в рублях с момента покупки.

«Классы активов» — здесь вы увидите отчет о диверсификации вашего портфеля. Я формализовал описания классов активов из Quicken и описаний нескольких авторов, в том числе Сергея Спирина, Александра Силаева, Павла Комаровского.

«Покупки» — это мини-отчет об истории покупок по времени. Здесь вы сможете узнать, в каком месяце сколько денег потратили.

«Капитал» — на этой вкладке отображается текущая дата и две совокупных стоимости всех активов: стоимость покупки и текущая рыночная стоимость портфеля в рублях. Эта вкладка реализована с помощью формул, а формулы не могут сами копироваться в другие ячейки — для создания истории придется вручную копировать эти данные на строчку ниже.

«Капитал график» — визуализирует данные с вкладки «Капитал».

«Идентификаторы» — в графическом виде отображает распределение по бумагам в таблице.

«Отчет» — сводный отчет о планируемых поступлениях на три месяца вперед в рублях, то есть сумма купонов, арендных платежей. Также вкладка дает информацию о ближайших выплатах на 30 дней вперед и назад, а еще — о лидерах роста и падения вместе с историей капитала.

Выручка

Этот показатель еще называют прибылью, и он кажется самым простым — ведь это деньги, которые пришли в компанию. Но есть нюанс — в выручку нельзя записывать деньги, которые уже есть на счетах, но работы за них еще не выполнены.

Например, вы продаете пельмени на заказ. Покупатель отправил вам предоплату, несколько десятков тысяч рублей. Будет ошибкой записать эту сумму в выручку, пока пельмени не доставлены покупателю. Курьер может потерять товар, покупатель во время доставки откажется от покупки и потребует деньги назад, произойдет еще что-то.

Поэтому финансисты обычно считают выручку по факту выполнения обязательств или, если речь про B2B, по подписанному акту.

Если не считать выручку, у бизнесмена может возникнуть иллюзия успешности. Например, у вас веб-студия, вы набрали заказов на миллионы рублей, получили половину денег в качестве предоплаты. А затем из коллектива по какой-то причине выбыли несколько ключевых сотрудников. Оставшаяся команда пропустила сроки сдачи проекта, предоплату пришлось возвращать и еще платить штраф.

Важно четко понимать, какая у вас реальная выручка, какими средствами вы располагаете.

График движения

График движения тоже максимально прост. Собирается сводная таблица по общему обороту в разрезе типов операции за каждый месяц. На основе этой таблицы строится график. На графике сразу же видно когда расходы превышали доходы, когда покупалось много валюты, какие вообще объёмы движения денег за определённый месяц. При желании, с графика можно убрать переводы и смотреть только на отношение доходов к расходам. Но меня все устраивает.

Денежный поток

Еще этот показатель называют «кэшфлоу» или движением денежных средств (ДДС). Суть в том, что показатели выручки и рентабельности отражают состояние компании в конкретный момент. А ДДС демонстрирует финансовое состояние компании в динамике. Грубо говоря, вы всегда понимаете, сколько у вас денег сейчас и сколько будет через 1-3-6 или больше месяцев.

Чтобы составить ДДС, структурируйте все ваши расходы и доходы в одной табличке. Фиксируйте каждую операцию, когда у компании стало больше или меньше денег.

Еще удобно интегрировать в ДДС платежный календарь — записывайте не только расходы и доходы по факту их появления, но и будущие. Например, в вашей таблице могут быть расходы на аренду, которые появляются каждый месяц, и обещанные доходы — те, которые вы ожидаете на счет через некоторое время.

Если вы ИП, разделяйте личные и рабочие расходы, тогда не будет путаницы. Например, назначьте себе условную зарплату, а остальную чистую прибыль сверх нее вкладывайте в развитие бизнеса.

Если не отслеживать ДДС, легко попасть в ситуацию, когда денег не хватает. Пару раз не записали расходы, не учли несколько личных трат — и вот в конце месяца компания уже не может выплатить зарплату сотруднику.

Как работает таблица

Изначально мой отчет был табличкой в экселе с использованием упрощенного языка программирования VBA, но сейчас я перенес его в гугл-таблицу без использования скриптов.

Чтобы таблица была не просто очередным шаблоном, я дал ей собственное имя — SilverFir: Investment Report. Название говорит о том, что это инвестиционный отчет, а silver fir отсылает к разновидности вечнозелёных деревьев.

Прежде чем пошагово расписать, как пользоваться шаблоном гугл-таблицы, необходимо сделать несколько важных пояснений.

Форматы данных. В настройках таблицы указаны региональные настройки Соединенных Штатов. Это означает, что разделитель целой и дробной части числа — точка, то есть 105.1 — правильная запись, а 105,1 выдаст ошибку. Это сделано, чтобы не загромождать формулы автоматической заменой точки на запятую. Все американские и многие российские сайты выдают цены именно с точкой в качестве разделителя.

Даты указаны в формате «год-месяц-день», то есть «2020-03-11» — 11 марта 2020 года.

Основные параметры, используемые в таблице. Чтобы заполнить таблицу и корректно ею пользоваться, необходимо знать следующие параметры:

1. Идентификатор — обычно тикер или ISIN, международный идентификационный код ценной бумаги.
2. Валюта — в соответствии с кодами валют: USD, RUB, EUR, GBP.
3. Дата покупки — нужна, чтобы считать доходность и определять стоимость в рублях на момент покупки, если актив в валюте, отличной от рубля.
4. Количество — может измеряться и в штуках, и в квадратных метрах.
5. Цена покупки — заносится вместе с комиссией, ведь иной раз за сделку приходится платить ощутимые комиссионные.

Как сделать свое приложение на самоизоляции

Понимание того, что хватит это терпеть, совпало с некоторым количеством свободного времени, образовавшимся из-за самоизоляции. Нет, работа никуда не делась — компания оперативно организовала удаленку. Так у меня появились два дополнительных часа в сутках, которые раньше бессмысленно уходили на дорогу от дома до офиса и обратно. Также освободилось время, которое раньше я уделял кафе, ресторанам, кино и прогулкам по центру города.

Стоит упомянуть, что опыта мобильной разработки у меня до этого момента не было, но восемь лет в традиционной разработке ПО позволили быстро погрузиться в новую область при помощи двух бесплатных онлайн-курсов. Первый — короткий и поверхностный, но с явным и очевидным результатом.

Второй — значительно глубже и с более академическим подходом к процессу обучения. Считаю, что это наиболее правильный подход к изучению нового: вначале пройтись по верхам и получить наглядный результат, а затем, если понравится, изучить глубже. Ссылки на курсы: простой и очень наглядный, глубже и серьезнее.

Все задуманное удалось реализовать. Конечно же, пришлось дополнительно изучить массу документации по работе с базами данных и многопоточности на Андроиде, внедрить рекомендуемые «Гуглом» компоненты для построения архитектуры приложения, которое позже не будет мучительно больно поддерживать.

Я потратил много сил, но представьте то удовольствие, которое я получил, когда удалось импортировать в программу всю историю операций и ничего не тормозило! После оставалось лишь отшлифовать приложение и добавить приятные мелочи вроде удобной сортировки привычным драг-энд-дропом.

При первом запуске пользователь получает набор общих категорий и поддержку трех валют — рубля, доллара и евро. Свои карты, вклады и прочие счета придется заводить вручную. Если у вас так же много счетов, как и у меня, то пригодится автоматическая группировка по банкам. Добавляете свои банки и выбираете для них цвет, в который будут автоматически раскрашены относящиеся к ним счета.

Итого на онлайн-курсы по мобильной разработке я потратил три недели, на создание базовой версии приложения — четыре. И курсами, и приложением занимался по вечерам после работы, по выходным и праздникам. На публикацию приложения в «Гугл-плее» ушла ровно одна неделя и 25 $.

Количество дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это обязательства перед вами. Например, веб-студия сделала кому-то сайт, а денег еще не перевели. Или пельменная привезла еды на корпоратив, а оплата будет в конце месяца на счет. 

Большая дебиторка — это и хорошо, и плохо одновременно.

• Хорошо, если вам должны больше, чем должны вы — это показатель устойчивости и востребованности компании.
• Плохо, если вам должны много — может произойти кассовый разрыв. Например, по бумагам у компании деньги вроде бы есть, акты подписаны, но средства еще на счет не поступили. А зарплату платить надо прямо сейчас.

Если не следить за дебиторской задолженностью, можно упустить момент, когда компания не может существовать на имеющиеся средства. Плюс большая дебиторка может обернуться безнадежными долгами. Например, если ваши контрагенты разорятся и не смогут выполнить обязательства перед вами.

Кратко о том, какие финансовые показатели отслеживать бизнесу и зачем

Финансовый учет нужен для контроля и планирования. Отслеживать полезно не только доходы-расходы, но и различные экономические показатели. Они работают как индикаторы, предупреждают о потенциальных проблемах и подсказывают, какие решения можно принять для исправления ситуации.

Вот основные показатели:

• Выручка — деньги, которые компания заработала. Считать нужно по подписанному акту — если предоплату перевели, но работы еще не сделаны, это еще не выручка.
• Операционные расходы. Бывают переменные, то есть зависящие от выручки, и постоянные — когда не важно, есть приток денег или нет. Например, переменным расходом будут траты на муку для пельменей, а постоянным — аренда цеха.
• EBITDA — показатель прибыли без учета налогов, кредитов и амортизации. Нужен, чтобы понять, есть вообще в операционной схеме заработок или нет.
• Прочие расходы — налоги, кредиты и амортизация. Если не отслеживать, можно внезапно обнаружить сломанный инструмент или большой долг по налогам, который сделает из прибыльного предприятия банкрота.
• Чистая прибыль — деньги, которые вы можете забрать из компании и потратить куда угодно, например, на развитие той же компании.
• Рентабельность — индикатор эффективности использования. Есть много видов показателя. Например, маржинальная рентабельность нужна для отслеживания роста переменных расходов. Рентабельность по операционной прибыли поможет найти инвестора.
• Денежный поток — финансовое состояние компании в динамике. Если отслеживать, сможете понимать, что произойдет с компанией через несколько месяцев.
• Дебиторская задолженность — деньги, которые вам должны. Отслеживайте, чтобы не получить кассовый разрыв.
• Точка безубыточности — финансовой состояние, когда бизнес не генерирует убытков и не приносит доходов. Проще говоря, сколько нужно заработать денег или продать товаров или услуг, чтобы бизнес работал в ноль.
• Средний чек — помогает отследить ситуацию с продажами и оценить эффективность маркетинговых кампаний.

Кредиты

В расходы идет не весь ежемесячный платеж, а только процент по займу, ведь основное тело кредита вы именно возвращаете, а не тратите.

Маржинальная рентабельность

Берем маржинальную прибыль — это выручка минус переменные расходы. И делим эту прибыль на выручку.

Налоги

Фиксируются налоги именно компании — например, если вы на УСН «доходы», то это 6 %. Налоги, которые вы платите за сотрудников, записываются в переменные траты, в категории операционных расходов.

Недостатки data

Самый большой сейчас недостаток — курсы валют. По воскресеньям ЦБ не публикует курсы, поэтому формула отдаёт ошибку. Чтобы побороть её надо переписать формулу. В поисках вдохновения или подсказок.

Второе — непонятно что делать с закрытыми счетами. Удалять их из таблицы счетов неправильно, тогда и таблица записей сломается. Болтаться им в общей таблице счетов тоже не к месту. Фильтр скрывает их, но не решает проблемы. Создавать отдельную таблицу с закрытыми счетами тоже не очень. В пассивном поиске решения.

Ну и самое странное для меня — при операциях с финансами, Excel начинает считать суммы типа 0,999999999999999999999 вместо 1, E-12, -0 и другие. Форматирование как денежный тип данных решает отображение ячеек, но в формулах такие значения ломаются. Например, 0,00-(-2,27374E-13) не считается как равное нулю, хотя и является таковым. И таких ошибок все больше и больше в моих таблицах.

Операционная рентабельность

Это выручка минус постоянные и переменные расходы — сколько зарабатывает бизнес после уплаты всех операционных расходов.

Операционные расходы

Это деньги, которые компания тратит на свою деятельность. Обычно в операционные расходы финансисты закладывают вообще все расходы компании, кроме прибыли и обратных вложений в развитие. То есть закупка товара, зарплата, налоги, аренда и прочее — все это операционные расходы. Этот показатель условно разделяют на две категории.

Первые попытки ведения бюджета

Уже не помню, что именно заставило меня начать учитывать траты. Я пользовался парой мобильных приложений по несколько месяцев с разницей в пару лет. Забрасывал их оттого, что не понимал, зачем я трачу на это время, или потому что терял данные при смене телефона или сбросе к заводским настройкам.

Время шло, банковские услуги в России развивались очень активно. Мне всегда было интересно посмотреть, что на этот раз придумали финансовые организации, чтобы привлечь клиента, а затем коварно заманить его в кредитное рабство. В погоне за повышенным кэшбэком и лучшими условиями банковского обслуживания количество моих счетов выросло настолько, что уследить за ними стало невозможно, а имеющимися банковскими картами можно было играть в «Дурака». Я понял, что пора вернуться к учету финансов, но с поправкой на работу со множеством счетов.

Переменные расходы

Это расходы, которые меняются вместе с выручкой. Например, если ваша компания продаст 100 кг пельменей, она потратит 200 руб. на муку. Если продажи составят 500 кг, то расходы на муку увеличатся до 1 000 руб. Так работают переменные расходы.

План развития

Основные функции реализованы, но развитие на этом не останавливается. План следующий.

Отчеты. Все стандартно: сколько ушло денег и куда. По категориям, банкам, временным периодам.

Управление валютой. Пока из интерфейса пользователь может работать только с тремя валютами. Уже сейчас можно добавить другие варианты при помощи импорта операций, но этот способ не совсем очевидный для нового пользователя. А ведь помимо привычных денежных знаков еще есть и криптовалюта — это тоже нужно учесть.

Ценные бумаги. Та же проблема, что и с банками: исторически сложилось, что ИИС открыт у одного брокера, ОФЗ-н куплены у другого, а акции иностранных компаний — у третьего. Так что нужен инструмент для мониторинга суммарного баланса, роста и уменьшения стоимости.

Постоянные расходы

Это траты компании, которые не зависят от выручки. Чаще всего это зарплаты сотрудников, аренда помещения, оплата интернета и офисных принадлежностей.

Не путайте постоянные и переменные расходы. Постоянным расход называется не от того, что эта сумма одинаковая из месяца в месяц, а потому что не зависит от выручки. Те же канцтовары в офис не зависят от выручки, поэтому это постоянные расходы. Хотя в разные месяцы мы можем тратить на них разные суммы.

Екатерина Яхонтова, финансовый директор «Нескучных финансов»

Обратите внимание: финансисты не записывают в операционные расходы дивиденды, но учитывают зарплаты. Если вы открыли ООО и стали гендиректором, то прибыль вы можете не распределять и вкладывать ее в развитие компании — соответственно, тогда это не будет расходом. Но вот зарплату, хотя бы МРОТ, вам нужно записать в постоянные расходы.

В учете зарплат есть два важных нюанса. Например, у вас есть менеджер по продажам, который получает оклад в 10 000 руб. за месяц. Остальной его доход — процент со сделок, премия. Считайте оклад в постоянных расходах, а премию — в переменных, потому что она зависит от выручки.

Еще помните, что в расходы предприниматель должен заносить не сумму, которую работник получает на руки, а деньги, которые вы списываете с расчетного счета. То есть если человек заработает 10 000 руб., то списать придется примерно 15 000 — добавьте налоги и взносы в социальные фонды.

Иван Шкиря, CEO компании «Гудок» и основатель сервиса Callibri

Пошаговое руководство по заполнению

По ссылке откроется сразу ваша копия таблицы — можно редактировать данные прямо в ней. Никто другой не имеет доступа к данным в вашей копии.

Представим, что у вас есть несколько типов активов: два вклада в разных валютах, ИИС, обычный брокерский счет, арендная квартира в Москве и монета «Георгий Победоносец». Разберемся, как получить полную картину по сбережениям.

Начнем с вкладов. Готовые примеры занесены в строки 7 и 8 таблицы.

1. «Имя» — произвольное.
2. «Базовая цена» — 50 000 Р.
3. «Ожидаемая дох-ть, %» — 5,8.
4. «Дата поступления» — 2021-03-22. Это дата, когда вы сможете обналичить вклад.
5. «Размер поступления» — в ячейке уже стоит формула, суммирующая первоначальную сумму вклада и ожидаемый доход.
6. «Валюта» — RUB.
7. «Посредник» — в этой ячейке я указываю название брокера, банка или просто тип активов, например «вклады». Это нужно для того, чтобы было удобно просматривать данные в сводных таблицах.
8. «Дата покупки» — 2020-03-22.

Если ваш вклад не в рублях, то таблица автоматически рассчитает начальные затраты в рублях в столбце «Цена покупки, Р» по курсу на дату открытия вклада.

Разнесем данные по столбцам таблицы, которые надо заполнить вручную:

1. «Имя» — ОФЗ-ПД 26225 10/05/34.
2. «Идентификатор» — SU26225RMFS1.
3. «Кол-во» — 1000 штук. Не 100, потому что цена облигации на Мосбирже указывается в процентах. Для того чтобы корректно вести расчеты в рублях, эти проценты можно умножить на 10: номинал облигации — 1000 Р.
4. «Базовая цена»: 1000 Р (номинал облигации) × 89% (цена покупки) × 100 шт. = 89 000 Р.
5. «Валюта» — RUB.
6. «Посредник» — в этом случае ИИС.
7. «Дата покупки» — 2021-09-03.

Брокерский счет. Допустим, на брокерском счете — бумаги двух эмитентов:

1. 70 рублевых облигаций группы компаний «Пионер» серии БО-02, код ценной бумаги — RU000A0JWK66, куплены 28 сентября 2021 года по цене 65% от номинала, то есть за 45 500 Р.
2. 10 акций биржевого инвестиционного фонда FXMM, куплены 20 апреля 2021 года по цене 1426,8 Р за штуку.

Разнесем данные по столбцам таблицы. Для облигаций ГК «Пионер»:

1. «Имя» — группа компаний «Пионер» БО-02.
2. «Идентификатор» — RU000A0JWK66.
3. «Кол-во» — 700 штук.
4. «Базовая цена» — 1000 Р × 65% × 70 шт. = 45 500 Р.
5. «Валюта» — RUB.
6. «Посредник» — рос. брокер.
7. «Дата покупки» — 2021-09-28.

Если в дальнейшем я буду докупать те же бумаги, нужно просто обновить в этой строке количество бумаг и базовую цену. Остальные значения остаются неизменными. Таким образом, «Дата покупки» — это, строго говоря, дата первой покупки актива.

Квартира в Москве. Основная идея табличного отчета в том, что можно брать цены на совершенно любые классы финансовых активов — лишь бы они публиковались в интернете в свободном доступе. Так и с недвижимостью: есть множество сайтов, которые публикуют статистику цен.

Представим, что у вас есть доля в мини-квартире в Москве, в районе Арбата. Квартира сдается в аренду. Правда, вам принадлежит всего 1 м². Купили вы эту долю 13 декабря 2021 года за 460 000 Р. Каждый месяц 25 числа вы получаете арендный доход — 3742 Р.

Монета «Георгий Победоносец». Такая же ситуация и с инвестиционными монетами. Например, 11 лет назад, 13 июля 2009 года, вы купили 50 серебряных монет «Георгий Победоносец» номиналом 3 Р. Заплатили 600 Р за каждую.

Прочие расходы

В операционные расходы не записываются налоги компании, кредиты и амортизация — эти показатели в финансовых отчетах обычно идут отдельными строками. Но отслеживать их не менее важно.

Рентабельность

Рентабельность — это экономический показатель, который показывает в динамике эффективность использования каких-либо ресурсов. Рентабельность бывает разных видов. Например, вы можете посчитать эффективность использования всей компании в целом или вычислить рентабельность конкретного актива бизнеса.

Высчитывается рентабельность в виде числа или процента — этот показатель является коэффициентом. Если получившееся число меньше 0 — плохо, если больше, значит лучше.

Вот несколько полезных видов рентабельности.

Рентабельность по чистой прибыли

Считают делением чистой прибыли на выручку. 

Рентабельность нужно отслеживать в динамике, сам по себе этот показатель ничего не даст. Со временем можно делать выводы об эффективности управления расходами. Например, если рентабельность по марже падает, значит у вас увеличились переменные расходы. Возможно, поставщик поднял цену, а вы не заметили.

Если рентабельность по операционной прибыли падает, значит, ваш бизнес становится менее эффективным и затрачивает все больше ресурсов на каждый заработанный рубль. Еще по этому показателю инвесторы сравнивают компанию с конкурентами и оценивают риски.
Рентабельность по чистой прибыли покажет, сколько вы получите денег с каждого рубля выручки. Это общий индикатор для компании: если он снижается, нужно срочно разбираться, в чем причина.

Екатерина Яхонтова, финансовый директор «Нескучных финансов»

Средний чек

Средний чек, или средняя стоимость заказа — показатель эффективности продаж. Посчитать можно так:

Средний чек = выручка / общее количество совершенных покупок 

Показатель пригодится не всем предпринимателям. Если веб-студия делает и небольшие проекты за 10 000 руб., и заключает годовые контракты на несколько миллионов, то средний чек будет только путать. Но та же пельменная этим показателем сможет отслеживать лояльность покупателей или эффективность маркетинговых акций.

Средний чек — это индикатор ситуации с продажами. Помните, что этот показатель зависит от двух составляющих: от выручки и от количества покупателей. Если показатель изменился, даже в большую сторону, нужно выяснять причины. Не всегда рост чека означает, что все хорошо.

• Средний чек уменьшился — однозначно ситуация негативная, сократилось количество выручки.
• Средний чек увеличился — может быть, у вас стали больше покупать, и это хорошо. Но представьте, что вы увеличили цены. Часть покупателей отказывается и уходит к конкурентам, а оставшиеся генерируют больше выручки. В таком случае средний чек может и вырасти, но ситуация не очень — у вас стало меньше покупателей.

Отслеживая изменения среднего чека и количества покупателей в зависимости от цен, можно планировать ассортиментный ряд и стратегию развития. Например, постепенно поменять все товары на дорогие, чтобы дальше привлекать только богатых покупателей. Или сформировать ассортимент эконом-класса. Средний чек уменьшится, но общая прибыль может вырасти за счет роста количества покупателей.

Таблица в «экселе»: плюсы, минусы, подводные камни

Возвращаться к мобильным приложениям я не хотел, так как помнил, какие с ними были проблемы. Делать свое веб-приложение — тогда я зарабатывал на жизнь именно этим — было лень. К тому же не хотелось зависеть от наличия интернета и тратить время и деньги на поддержку сервера. И тут на помощь пришел старый добрый «Эксель».

Преимуществ у электронных таблиц масса:

1. Независимость от платформы. Хочешь — фиксируй траты на телефоне с Андроидом, а хочешь — анализируй сводку на Макбуке или традиционном компьютере с Виндоус.
2. Функциональность ограничена только фантазией.
3. Формулы либо элементарны, либо хорошо задокументированы.
4. Абсолютно бесплатно!

В итоге таблица обрела следующую структуру.

Лист 1. Операции. Ключевая часть всего учета. Одна операция — одна строка в таблице. Фиксирую сумму и дату операции, а категорию, счет и валюту выбираю из списков. Опционально можно указать название операции или магазина и заполнить еще пару полей для комментариев.

Поля с коэффициентом — знаком операции (плюс или минус — доход или расход) вычисляются автоматически. Также предусмотрен валютный коэффициент для случаев, когда валюта операции отличается от карты. Дополнительно для отчетов вычисляются год, месяц операции и валюта счета.

Звучит слишком сложно? Полностью с вами согласен! Наиболее утомительная часть всего учета — переводы между счетами — была реализована в виде пары операций: расходной с одного счета и доходной для другого.

Лист 2. Счета. Таблица со списком всех счетов, которая состоит из названия, текущего баланса и валюты. В первой версии было поле с начальным балансом счета, но позже для экономии места я заменил его на доходные операции. Позже дополнил таблицу полем с датами завершения действия вкладов.

Еще одна функция, о которой стоит упомянуть, — это вычисление суммы ежемесячных расходов по картам. Она помогает контролировать выполнение разнообразных условий банков для получения процентов, кэшбэков и прочих плюшек.

Лист 4. Категории. Раньше назывался «Бюджет», но когда я понял, что по факту еще не дорос до этой темы, лист превратился в источник категорий. Одно время я делал сводные таблицы по месяцам и категориям, но особой пользы не нашел.

Лист 5. Ценные бумаги. На этот лист пришлось потратить больше всего времени: нужно было свести в одном месте данные по акциям, фондам и облигациям у четырех разных брокеров в разных валютах.

Все остальные листы — это эксперименты или сводки по выборкам данных с предыдущих листов. Накопленные данные об операциях по всем счетам позволяют за несколько минут узнать, как повлияла покупка кофемашины в офис на «кофейные» расходы или сколько ушло на свадьбу.

О плюсах таблицы достаточно, теперь расскажу о недостатках. Были мелкие неприятности вроде закончившихся вкладов и категорий расходов, которые утратили актуальность, например «Свадьба». Но самой серьезной проблемой, из-за которой пришлось отказаться от использования таблиц, оказалась низкая производительность ввиду большого количества вычисляемых полей. Приходилось копировать формулы в таблице операций в каждую новую строку.

Можно копировать сразу для сотни или тысячи строк, но это все равно неудобно и не меняет главного: таблица «тормозит» все больше и больше. Первый год этого не замечаешь, затем терпишь. К концу второго года накопилось пять тысяч строк операций и терпение закончилось.

Таблица счетов

Ну и пожалуй самый важный лист в этом файле — Счета. Но и здесь не очень много анализа. Как я уже говорил, таблица Счетов практически без изменений подгружается на лист из DATA. Чтобы мне не мешали лишние данные, несколько столбцов сразу же скрываются, например Начальный остаток и Валюта.

На основании Текущих остатков таблицы Счетов строится круговая диаграмма распределения денег. Таким образом, я сразу же вижу на каком счёте какая часть денег находится. Для этого и понадобилось сортировать таблицу Счетов по Текущему остатку — части диаграммы тоже отсортированы по возрастанию, а не в хаотичном порядке.

Кроме того, в отдельных ячейках считается весь текущий остаток в разрезе валют. Это нужно для понимания сколько у меня денег вообще в данный момент. Формула максимально простая: =СУММЕСЛИ(accounts[Валюта];”RUR”;accounts[Текущий Баланс])

Немного аналитики имеется и на этом листе. Здесь считаются Доходы в текущем месяце/году, Расходы в текущем месяце/году и выводятся балансы на начало месяца/года. Это позволяет с первого взгляда понять сколько я заработал за год, сколько я могу потратить чтобы не уйти в минус или сделать другие выводы. Не скажу что я всегда придерживаюсь этих данных, но не зря же они высчитываются.

Точка безубыточности

Этот показатель особенно важен небольшому или начинающему бизнесу. Еще его называют точкой рентабельности или «нулевой точкой». Проще говоря, это ситуация, когда бизнес работает в ноль — не приносит убытков, но и не генерирует чистую прибыль. Обслуживает сам себя.

Точку безубыточности считают в двух видах:

• в деньгах — выясняют, сколько всего выручки нужно для нулевой работы;
• в единицах продукта — сколько нужно продать товаров и услуг, чтобы не генерировать убытки.

Вот как посчитать ТБУ:

• Сначала выяснить маржинальность = (Выручка − Переменные расходы) / Выручка × 100 %
• Затем посчитать в деньгах. ТБУ в деньгах = Постоянные расходы / Маржинальность × 100 %
• И посчитать ТБУ в единицах = ТБУ в денежном выражении / Стоимость продукта

Чистая прибыль

Это ваши деньги, которые остались после вычета всех расходов, включая налоги, кредиты и амортизацию. В идеальном мире владелец компании, даже малого бизнеса, «вытаскивает» для личных нужд деньги именно из чистой прибыли.

Чистую прибыль нужно отслеживать, чтобы держать эффективность всего предприятия под контролем. И избежать ситуации, когда на счетах бизнеса денег много, а через полгода выясняется, что компания несет крупные убытки.

Выводы

1. В любой неожиданной и даже неприятной ситуации надо искать возможности! Из-за ограничений на перемещения, введенных по всему миру, у меня сорвались две долгожданные поездки, но взамен появилось свободное время. Мне удалось потратить его с пользой.
2. Даже самое удобное банковское приложение не защищает клиента от ошибочных списаний его денег со счета. А если банков несколько? Для контроля нужен независимый источник информации об операциях.
3. Главное в учете финансов — это понимание того, чего вы хотите добиться с его помощью. Единственно верного ответа нет: цели, задачи, потребности у всех разные. И здорово, что нам доступен большой выбор инструментов для решения наших задач.