Шаблон Excel для домашней бухгалтерии / Хабр

Почему таблицу пришлось переделать

Чтобы пользоваться предыдущей версией таблицы и адаптировать ее под себя, требовалось хорошее знание экселя. А еще я переносил таблицу в гугл из обычной эксельки, поэтому были и банальные косяки форматирования. В итоге у многих читателей не получалось разобраться с таблицей: непонятно было, для чего нужны некоторые колонки.

Я проанализировал обратную связь читателей, за которую вам большое спасибо, и оптимизировал таблицы под людей с минимальным знанием экселя. Итак, разберемся, как пользоваться таблицей и настроить ее под себя.

Что делать, если нет нужных категорий

В копии вашей таблицы уже есть преднастроенные категории, но их можно менять. Для этого нужно перейти на лист «Справочники». Там есть списки категорий для повседневных расходов, крупных расходов и расходов на квартиру.

Во-первых, можно заменить мои категории своими. Например, если вы не пьете алкоголь, такая категория вам не нужна. Вместо нее можно указать свою.

А еще можно добавлять новые категории в пустые строчки — просто напечатайте их названия внутри очерченной области справочника. Для повседневных расходов это колонка B, для расходов на квартиру — E, для крупных — G.

Лучше настроить все категории сразу, потому что если в дальнейшем вы захотите переименовать существующую категорию, то расходы, внесенные в колонку со старым названием, будут учитываться некорректно. Например, вы записывали расходы в категорию «Авто», а потом решили переименовать ее в «Автомобиль». Расходы из категории «Авто» в переименованную категорию не подтянутся.

Я советую создавать не больше 10 категорий повседневных расходов. Для групп расходов «Крупные» и «Квартира» — не больше 5—6 категорий. Чем больше категорий, тем сложнее разносить платежи, а наша цель — сделать учет расходов простым, чтобы он вошел в привычку.

Что умеет таблица

• Показывать баланс на счетах.
• Прогнозировать кассовые разрывы.
• Считать рентабельность проектов и направлений.
• Хранить данные о контрагентах.
• Считать, сколько денег можно безболезненно вытащить из бизнеса.

Таблицы excel против программы «домашняя бухгалтерия»: что выбрать?

У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.

Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.

Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:

Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.

У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.

Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно шаблоны таблиц и приступайте к делу. Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка. Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».

Аналитика
что происходит на вкладке «динамика»

На вкладку «Динамика» есть смысл заходить, если накопилось достаточно данных для анализа. Например, если вы заносите расходы уже полгода-год. Графики на этой вкладке показывают, как менялись ваши расходы в динамике.

Первый график отражает динамику среднего расхода. Тут соль в том, что рассчитывается она за последние полгода: сумма всех ваших расходов за последние полгода, поделенная на 6.

В этом случае полезно убедиться, что вы закрепили результат — продержались на заданном уровне расходов полгода. Например, если 5 месяцев вы тратили по 70 тысяч, а в последнем — 50, средний расход за полгода составит:

(70 000 × 5  50 000) / 6 = 66 666 рублей

Чтобы средний расход стал 50 тысяч рублей, вам необходимо удерживать текущий результат еще 5 месяцев подряд. Окно в шестом месяце я выбрал исходя из личного опыта, эта величина зашита в формулах таблицы.

Еще на графике есть светло-голубая линия тренда. Она показывает, в каком направлении движутся ваши траты, какова тенденция. Если из месяца в месяц траты увеличиваются, то линия тренда будет восходящей. Это сигнал, что пора бы начать оптимизацию расходов.

Следующая таблица — это сводная таблица повседневных расходов в разрезе по месяцам и категориям. Где тратите много — красненькое, где мало — зелененькое. Все просто и наглядно. Таблица сама увеличивается вправо по мере накопления информации.

Аналитика
что показывает вкладка «дашборд»

Вкладка «Дашборд» — это графики, сводные таблицы и индикаторы, которые визуализируют ваши расходы и помогают их оптимизировать. Вкладка разбита на логические блоки, у каждого блока свои функции.

Первый блок — шапка. Вот что там происходит:

1. Выводится последняя дата, когда вы вносили расходы, — это своего рода напоминание, чтобы не забывать делать это регулярно.
2. Выводится средний расход на повседневные траты за текущий месяц. Этот индикатор рассчитывается автоматически после каждого ввода новых расходов.
3. Устанавливается лимит повседневных расходов в день. Его нужно устанавливать самостоятельно в ячейке F6, а таблица проверяет, получается ли у вас его придерживаться.
4. Если средний расход в день в этом месяце превышает установленный вами лимит, в заголовке шапки появится сообщение, что пора начать экономить. Если все в норме, выводится соответствующее сообщение.
5. Выводится информация о расходах вообще за все время учета — по группам «Повседневные», «Крупные» и «Квартира».

Второй блок — это сводная таблица расходов в разбивке по месяцам. Она собирает информацию по расходам в каждом из месяцев. В колонке «В день» считается средний расход на повседневные траты за день.

Третий блок — распределение повседневных расходов по дням недели. Таблица и диаграмма тут показывают, в какие дни недели сколько вы тратите. Еще в таблице рассчитывается доля повседневных расходов в будние дни и в выходные. Если за два выходных вы тратите столько же, сколько за пять будних дней, это тревожный звонок. Стоит посмотреть, на что именно уходит так много денег в выходные.

Для себя я вывел золотое правило: расходы в выходные не должны превышать 30% от всех расходов.

Четвертый блок — диаграмма повседневных расходов по категориям. Этот блок показывает, на какие повседневные расходы и сколько вы потратили за все время.

5 отчетов для ведения финансов в малом бизнесе. шаблоны и вебинар с инструкциями

Баланс

Показывает баланс на счетах на 31 день вперед, помогает прогнозировать кассовый разрыв.

Ведение домашней бухгалтерии в программе «экономка»

Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице. Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.

Чтобы добавить расход, нужно нажать кнопку «Добавить» (расположена вверху слева). Затем следует выбрать пользователя, категорию расхода и ввести сумму. Например, в нашем случае расходную операцию совершил пользователь Олег, категория расхода: «Семья и дети», подкатегория: «Игрушки», а сумма равна 1500 руб. Средства будут списаны со счета «Наличные».

Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте. Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п. Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.

Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».

Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.

Видео на тему семейного бюджета в excel

На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.

Годовой отчет

Новая штука, в первой версии таблицы ее не было. Показывает выручку и прибыль по каждому месяцу, рост показателей по сравнению с предыдущим месяцем или годом. Есть 2 одинаковые формы — можно указать 2 разных года и сравнить результаты.

Добавление операций

Добавить операции можно 3 способами:

• Заполнить форму — оптимальный вариант, при котором нельзя ничего сломать. Можно заполнить в форме обязательные поля, в таблице создатся новая запись — и уже в ней дозаполнять остальное.
• Создать новую строку: ПКМ по строке → «Вставить строки ниже». Не надо создавать новые строки под строками 1-2 — там находятся формулы, все может сломаться. Лучше где-нибудь под 5-й, чтобы наверняка
• Пролистать в самый низ таблицы и добавить запись туда.

Форму для добавления платежей можно найти в меню «Форма → Перейти к активной форме». Добавьте ее в закладки, чтобы не потерять. Чтобы отредактировать: «Форма → Изменить форму»

Есть.

Подтверждение платежа. Изначально все записи создаются неподтвержденными и не участвуют в части учета.

Дата. Когда прошел платеж. Будущие операции (с датой позже сегодняшней) автоматически становятся серыми.

Дата учета. За какую дату нужно считать этот платеж.

Например, мы платим сотрудникам зарплату за октябрь в начале ноября. В этом случае, дата — ноябрь, а дата учета — октябрь. Здесь важен только месяц, а не конкретный день.

Счет. Доступные счета подтягиваются из списка в «Счетах»

Сумма. Расход пишется со знаком «минус».

Контрагент. Выбирается из списка, который подтягивается из «Контрагентов».

Статья. Выбирается из списка, который подтягивается из «Статей».

Проект. Выбирается из списка, который подтягивается из «Проектов».

Коммент. Описание платежа — зачем он нужен, за что платят нам и за что платим мы.

Записи не сортируются автоматически, это надо делать вручную. ПКМ по столбцу B → «Сортировать от Я до А». Новые записи оставляем сверху, старые уходят вниз.

Зачем контролировать семейный бюджет?

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно.

Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.

Как пользоваться

1. Настройте таблицу.

Укажите свои счета и направления, добавьте контрагентов и статьи доходов-расходов.

2. Вносите в таблицу все платежи. Приходы и расходы, переводы между счетами, зарплаты, комиссии и уплаченные налоги.

3. Создавайте проекты. Планируйте выручку и расходы по проектам и привязывайте к ним платежи, чтобы сравнить план с фактом и посчитать рентабельность.

4. Наслаждайтесь. Если не забывать ничего вносить, вы всегда будете в курсе, как дела у бизнеса.

Таблицу можно менять, переделывать под себя, строить на ее основе свои — мы не против.

Дальше распишу, как пользоваться таблицей, чтобы ничего в ней не запороть.

Контрагенты

Приход/расход

 — показывает общее количество денег, полученных от контрагента или выплаченных контрагенту — за все время и за месяц.

Чем зеленее значение — тем больше денег принес клиент. Чем краснее — тем больше денег мы заплатили подрядчику.

Прибыль — считается только для клиентов. Показывает общую прибыль — за все время и за месяц.

Чем зеленее — тем ценнее клиент.

Направления

Показывает оборот, расход, прибыль и рентабельность каждого направления бизнеса.

Подсчет дивидендов

Дивиденды считаются автоматически по такой логике:

1. Берем деньги, которые сейчас есть на счетах.
2. Вычитаем все долги подрядчикам.
3. Оставляем в запас какую-то сумму (необязательно). Эту часть обдумываем и заполняем руками. Поля «Нам должны» и «Налоги» не влияют на рассчеты и нужны, чтобы вы учитывали их при принятии решений.
4. Получаем сумму, которую можно снять без угрозы попасть в кассовый разрыв.

Проекты

Показывает оборот, прибыль и рентабельность по каждому проекту.

Факт — подтвержденные платежи.

Активные — подтвержденные платежи в этом месяце.

Серые проекты — те, которые не должны были принести деньги: рекламные кампании, поиски сотрудников, участие в конкурсах. Выделяются все проекты с рентабельностью 0 и без прихода.

Красные — те, которые должны были принести прибыль, но не принесли. Выделяются все проекты с рентабельностью ниже 0.

Работа с отчетами

Какие отчеты есть в таблице и зачем они нужны.

Сводка

Общая информация по деньгам в бизнесе.

Состояние счетов. Сколько денег есть на каждом из счетов и всего, сколько нам должны клиенты, сколько мы должны авторам. Список подгружается из «Счетов»

Сводка за месяц. Сколько заработали без учета налогов и взносов. План — все платежи, включая те, что еще не пришли. Факт — только подтвержденные платежи.

В сводке за указанный месяц нужно поставить дату с нужным месяцем в желтую клетку.

Ключевые клиенты. 6 клиентов с наибольшей прибылью — за все время и за месяц.

Сводка за год. Сколько заработали, оборот, сколько дивидендов получили собственники, сколько налогов заплатили.

Прогноз кассового разрыва. Показывает предполагаемый баланс на счетах на 31 день вперед.

Создание контрагентов

Сюда добавляем авторов, сотрудников, клиентов, сервисы и все, с чем мы проводим операции. Старых не удаляем, они нужны для статистики.

Можно добавлять в конце таблицы, можно создавать новые строки в начале — это не важно.

Имя. Названия клинтов и подрядчиков, имена сотрудников.

Кто это. Тип контрагента.

Реквизиты и комменты. Необязательная информация, нужна только для справки.

Приход/Расход и Доход считаются автоматически.

Не забудьте добавить собственника (или нескольких) — он будет контрагентом для дивидендов и ввода денег.

Создание проектов

Проекты можно дописывать в конце или создавать новую строку посреди таблицы. Не надо создавать новые строки под строками 1-3 — там находятся формулы, все может сломаться. Лучше где-нибудь под 5-й, чтобы наверняка.

Проект. Название проекта лучше указывать такое, чтобы его можно было легко найти.

Состояние. Текущие проекты — «В работе», успешно закрытые — «Готово», неуспешно — «Отказ». Состояния нужно переключать вручную.

Ответственный. Человек, который занимается проектом.

Направление. Выбирается из списка, который подтягивается из «Направлений»

Клиент. Выбирается из списка, который подтягивается из «Контрагентов».

План. Заполняем предполагаемый приход и расход вручную. Если проект на абонентке — заполняем данные за один месяц. Расход пишем со знаком «минус».

Все остальное считается автоматически.

Создание счетов

Счета — это не только р/с в банке. Сюда же относится наличка и всякие яндексы-карты, если вы вдруг этим пользуетесь.

Указываем названия счетов и начальный остаток.

Статьи

Список статей доходов и расходов и статистика по ним — за все время и за текущий месяц.

Учет расходов и доходов семьи в таблице excel

Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов.

Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.

Частые вопросы и ответы

Нам их не задавали, поэтому мы придумали вопросы за вас.

1. Можно добавлять платежи автоматически?

Нет, нельзя. В теории можно получать операции из банка по API, но мы пока этого не делали. У нас не так много операций, заносим руками.

2. Если я что-то сломаю, как восстановить?

«Файл → История версий». Там хранятся прошлые версии таблицы. Но лучше регулярно делайте бэкапы — создавайте копии или экспортируйте данные в xls.

3. Я нашел ошибку в формулах, таблица все считает неправильно.

Спасибо, что нашли. Напишите Паше Молянову на pm@sdelaem.agency — он поправит шаблон.

4. Я могу добавлять в таблицу новые отчеты, формулы и переделывать ее под себя?

Конечно, делайте с ней что угодно.

5. А где почитать о формулах, чтобы сделать что-то подобное?

Я всю информацию беру из официального руководства Гугл Таблиц.

Еще раз ссылка

Шаблон excel для домашней бухгалтерии

Когда три года назад возникла необходимость вести учет доходов и расходов семейного бюджета, я перепробовал массу специализированных программ. В каждой находились какие-то изъяны, недочеты, и даже дизайнерские недоделки. После долгих и безуспешных поисков того, что мне было нужно, было решено организовать требуемое на базе шаблона Excel. Его функционал позволяет покрыть большую часть основных требований по ведению домашней бухгалтерии, а при необходимости – строить наглядные графики и дописывать собственные модули анализа.

Данный шаблон не претендует на 100% охват всей задачи, но может послужить хорошей базой для тех, кто решит пойти данным путем.

Единственное, о чем сразу хочется предупредить – для работы с данным шаблоном требуется большое пространство рабочего стола, поэтому желателен монитор 22” или больше. Поскольку файл проектировался с расчетом на удобство и отсутствие прокрутки. Это позволяет уместить данные за целый год на одном листе.

Содержимое является интуитивно понятным, но, тем не менее, бегло пробежимся по основным моментам.

При открытии файла рабочее поле делится на три большие части. Верхняя часть предназначена для ведения всех доходов. Иными словами, это те финансовые объемы, которыми мы можем распоряжаться. Нижняя, самая большая – для фиксации всех расходов. Они разбиты на основные подгруппы для удобства анализа. Справа находится блок автосуммирования итогов, чем больше заполнена таблица – тем более информативны ее данные.

Каждый вид дохода или расхода находится в строках. Столбцы разбивают поля ввода по месяцам. Например, возьмем блок данных с доходами.

Что уж там скрывать, многие получают «серые» или вообще «черные» зарплаты. Кто-то может похвастаться «белой». Для иного основную часть дохода могут составлять подработки. Поэтому, для более объективного анализа своих источников дохода выделены четыре основных пункта. Не важно, одна ячейка в дальнейшем будет заполняться или все сразу – все равно в поле «итого» будет подсчитана правильная сумма.

Расходы я постарался разбить на группы, которые были бы универсальными и подходящими для большинства людей, начавших использовать этот файл. Насколько это удалось – судить Вам. В любом случае, добавление требуемой строки с индивидуальной статьей расхода не займет много времени. Например, я сам не курю, но подсевшие на эту привычку и желающие от нее избавиться, а заодно понять, сколько на нее тратится – могут добавить пункт расхода «Сигареты». Для этого вполне достаточно базовых знаний по Excel и сейчас я не стану их касаться.

Как и выше, все расходы суммируются по месяцам в итоговой строке – это и есть та общая сумма, которая уходит у нас каждый месяц непонятно куда. Благодаря подробному разделению на группы можно легко отслеживать собственные тенденции. Например, у меня в зимние месяцы снижаются расходы на питание где-то на 30%, однако увеличивается тяга к покупке всякой ненужной ерунды.

Еще ниже располагается строка, названная «остаток». Она вычисляется как разность между всеми доходами за месяц и всеми расходами. Именно по ней можно судить, сколько денег можно откладывать, например, на депозит. Или сколько не хватает, если остаток уходит в минус.

Ну вот, в принципе, и все. Да, забыл пояснить разницу между полями «среднее (мес)» и «среднее (год)» в правом итоговом блоке. Первое, «среднее за месяц» считает средние значения только по тем месяцам, в которых были расходы. Например, Вы за год три раза (в январе, в марте и в сентябре) покупали образовательные курсы. Тогда формула поделит итоговую сумму на три и разместит в ячейке. Это позволяет более точно оценивать свои ежемесячные траты. Ну а второе, «среднее за год», всегда делит итоговую величину на 12, что более точно отражает годовую зависимость. Чем больше разница между ними – тем более нерегулярными являются эти расходы. И так далее.

Скачать файл можно здесь. Буду рад, если это поможет Вам в освоении такой непростой задачи, как ведение домашней бухгалтерии. Успехов и роста доходов!

Шаг 2
вносим расходы

Самое важное и в то же время самое сложное в учете расходов — это начать вносить данные в таблицу и делать это регулярно.

Повседневные расходы вносятся так: