Создание таблицы с помощью шаблонов таблиц. — КиберПедия

Сортировка записей сводится к изменению порядка следования записей в соответствии с заданным критерием. В Access применяется сортировка по возрастанию или убыванию записей. При этом в текстовом поле записи располагаются в алфавитном или обратном алфавитном порядке, в поледаты — от самой давней даты к самой последней или, наоборот, в числовомполе — от самого маленького к самому большому или наоборот.

Для сортировки записей необходимо выполнить следующие действия.

1. В Режиме формы или в Режиме таблицы выбрать поле (столбец), по которому будет выполняться сортировка.

2. Выполнить одно из следующих действий:

· для сортировки по возрастанию нажать кнопку сортировкаПо возрастанию в группе Сортировка и фильтр из вкладки Главная;

· для сортировки по убыванию нажать кнопку сортировкаПо убыванию .

Кроме этого, в Accessещё один удобный инструмент для сортировки записей. В режиме ввода данных рядом с именем каждого поля присутствует стрелочка. Щелкнув на ней кнопкой мыши, вы сможете установить порядок сортировки данных по этому полю. Допускается упорядочение по возрастанию (пункт Сор­тировка от А до Я ) и по убыванию (пункт Сортировка от Я до A ) (рис. 1).

Рис. 1. Сортировка записей

Чтобы вернуть предыдущий порядок размещения записей, воспользуйтесь кноп­кой Очистить все сортировки в группе Сортировка и фильтр.

Применение фильтров для отбора записей

Еще одним средством Access, позволяющим сортировать (и не только) записи, является применение фильтров.

3.4.1.Фильтр с выбранным значением поля. С помощью фильтров можно настроить отображение записей в таблицах. Самый простой фильтр позволяет отобразить в таблице записи с выбранным значением поля. Щелкните кнопкой мыши на стрелочке рядом с именем поля и отметьте зна­чения нужных полей, например, Отгрузка мониторов, установив соответствующие флажки (см. рис. 2). После применения фильтра в нижней части таблицы в строке прокрутки появится кноп­ка

С фильтром , выделенная другим цветом. Чтобы отменить фильтр и ото­бразить все записи, нажмите эту кнопку еще раз.

Рис. 2. Фильтр с выбранным значением поля Отгрузка мониторов

3.4.2.Текстовые фильтры и Числовые фильтры. В Access предусмотрен фильтр, позволяющий отобрать значения полей, удовлет­воряющие определенным условиям. Чтобы применить его к текстовым полям, щелкните кнопкой мыши на стрелочке рядом с именем поля и вос­пользуйтесь пунктом Текстовые фильтры.

При этом вы можете выбрать ло­гические операции для построения условий фильтрации. Можно отобрать записи, которые будут равны или не равны определенному значению, начинаться или не начинаться с указанного значения, содержать или не содержать его и т. д. После выбора логической операции вы увидите окно для ввода значения, с которым нуж­но сравнивать данные. Введите туда необходимое значение и щелкните кнопку ОК(рис. 3).

При построении фильтра отбора для числовых полей воспользуйтесь пунктом Числовые фильтры, аналогично как сТекстовыми фильтрами.

Рис. 3. Текстовый фильтр с логическим значением равно НИИССУ

3.4.3.Фильтр по выделенному значению поля. Еще один фильтр, доступный при работе с таблицами Access, позволяет отобразить только те записи, в которых есть выделенное значение поля. Для применения тако­го фильтра сначала выделите значение, а потом нажмите кнопку Выделение в группе Сортировка и фильтр (рис. 4). В появившемся окне укажите нужное условие. По умолчанию используется условие Равно и в таблице ото­бражаются записи, значения которых равны выделенному значению поля.

Рис. 4. Применение фильтра по выделенному значению поля МИФИ

3.4.4.Фильтр с зада­нием сложных условий отбора данных. В программе Access также существует фильтр, который удобно применять для зада­ния сложных условий отбора данных, расположенных в разных полях табли­цы. В группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Изменить фильтр. В открыв­шемся окне задайте условия отбора.

Рис. 5. Условия отбора Отгрузка компьютеров и МИФИ

При создании такого фильтра в нижней части окна появится вкладка Или , с по­мощью которой можно настроить дополнительные условия отбора, объединенные между собой логическим условием Или(рис.6).

Рис. 6. Условия отбора Отгрузка компьютеров и НИИССУ, вводимое после условия Или

Для отображения результата фильтрации нажмите кнопку Применить фильтр(рис. 7). Повторное нажатие этой кнопки отменит использование фильтра.

Рис. 7. Фильтр с заданием сложных условий отбора данных: Отгрузка компьютеров и НИИССУ Или Отгрузка компьютеров и МИФИ

При создании условии отбора для числовых полей можно применять опе­рации сравнения.

Удалить все созданные фильтры можно, нажав кнопку Дополнительно и вы­брав пункт Очистить все фильтры.

Задание

4.1. В соответствии с пунктом 3.1 методических указаний проведите поиск записи по ее номеру 5 в таблице Таблица 1-ваша фамилия-№ группы.

4.3. В соответствии с пунктом 3.2. методических указаний проведите поиск записей по имени организации (компании) НИИССУв Таблица 2-ваша фамилия-№ группы.

4.4. В соответствии с пунктом 3.3. методических указаний проведите сортировку записей по возрастанию в столбце (поле) Фамилияформы Список контактов(рис.1).

4.5. В соответствии с пунктом 3.4.1. методических указаний (Фильтр с выбранным значением поля)проведите поиск записей со значением Отгрузка мониторов в поле Название в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис. 2).

4.5. В соответствии с пунктом 3.4.2. методических указаний(Текстовые фильтры) проведите поиск записей, содержащих название организации НИИССУ в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис.3).

4.6. В соответствии с пунктом 3.4.3. методических указаний (Фильтр по выделенному значению поля) проведите поиск записей, содержащих название организации МИФИ в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис.4).

4.7. В соответствии с пунктом 3.4.4. методических указаний (Фильтр с зада­нием сложных условий отбора данных) проведите поиск записей с условиями отбора Отгрузка компьютеров иНИИССУИлиОтгрузка компьютеров и МИФИ в таблице События-ваша фамилия-№ группы(рис.7).

Лабораторная работа №5

1.Цель работы

Целью работы является получение навыков работы по использованию запросов для выборки записей из базы данных MICROSOFT ACCESS.

2.Контрольные вопросы

2.1. Что такое запрос базы данных?

2.2. Что такое критерии отбора в запросе базы данных?

2.3. Как удалить поле из запроса?

2.4. Как добавить поле в запрос?

2.5. Какое назначение кнопки Выполнить в группе Результатыиз

вкладкиКонструктор?

Методические указания

3.1.Общие понятия

Для извлечения записей из БД и составления отчетов применяются запросы.

С помощью запроса извлекается из базы данных информация, отвечающая на конкретный вопрос, например, “Сколько в фирме ОАО ”Трест” работает главных менеджеров?”. Задаваемые в запросе условия — значения конкретных полей — называются критериями отбора. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать этот набор как источник данных для формы или отчета.

Microsoft Access позволяет при работе с запросами в отличии от простого просмотра записей, как это было в предыдущей лабораторной работе:

Ø сохранить запрос с записями;

Ø использовать в запросе формулы и выражения на основе значений полей таблицы;

Ø сохранить записи, полученные в результате выполнения запроса, в виде

новой таблицы.

3.2.Создание запросов в Access

Как и другие объекты базы данных, запросы можно синтезировать несколькими способами. Так, запрос можно создать самостоятельно или применить Мастер запросов, чтобы разработать простой запрос стандартными средствами. Индивидуальный запрос можно синтезировать в Режиме конструктора. В запрос можно преобразовать фильтр, который применяется для отбора записей. Все созданные запросы сохраняются как Запрос1, Запрос2и т.д.и отображаются своими именами в области переходов.

3.2.1.Создание запросов на выборку с помощью Конструктора запросов

Рассмотрим процедуру создания запросов с помощью Конструктора запросов. Она сводится к следующему.

1. Щелкнуть кнопку Конструктор запросов в группе Другие на вкладке Создание.

2. В открывшемся окне Добавление таблицы выбрать таблицу (например,События) или запрос и нажать кнопку Добавить.

3. Повторить шаг 2 для каждой таблицы и запроса.

4. Для отображения запроса в режиме Конструктора нажать кнопку Закрыть.

5. На экране появится диалоговое окно Запрос1, состоящее из двух частей (рис. 1).

Рис. 1. Шаг 6 – Диалоговое окно Запрос1

В верхней части содержится окно со списком полей таблицы События. Для включения поля в запрос необходимо мышью перетащить имя этого поля из таблицы События в строку Поле из нижней части диалогового окна или дважды щелкнуть по его имени в этом списке. Это поле появится в нижней части диалогового окна и по умолчанию установится флажок в опции Вывод на экран.

6. В ячейке Сортировка можно задать способ упорядочения отобранных записей.

7. Аналогичные действия выполнить для других полей таблиц.

8. Ввести критерий отбора в ячейку Условие отбора. Для этого щелкнуть по ячейке Условие отборав полеНазвание. Ввести требуемое значение критерия отбора (например, Отгрузка компьютеров). Для усложнения критерия запроса необходимо щелкнуть по ячейке Условие отборав каком-либо другом поле, например в поле Организация и ввести в него требуемое значение критерия отбора (например, МИФИ). Такие же действия можно в случае необходимости провести для других полей. Для создания запроса с применением логики ИЛИ необходимо поочередно щелкнуть по ячейке или того столбца, где вводилось Условие отбора,например, столбца Названиеи Организацияи ввести поочерёдно в ячейку этого же столбца значение критерия отбора (например, Отгрузка компьютерови НИИССУ) (рис.2).

9. Чтобы сохранить таблицу надо щелкнуть кнопку Сохранить . В окне Сохранение набрать имя запроса, например, Запрос1-ваша фамилия-

№ группыи щелкнуть кнопку ОК.

Рис.2. Ввод полей и условий отбора

10. Для просмотра результатов выборки с помощью созданного запроса нажать кнопку Выполнить в группе Результатыиз вкладкиКонструктор(рис. 3).

Рис. 3. Просмотр результатов выборки.

Чтобы снова просмотреть запрос, дважды щёлкните кнопкой мыши на значке, расположенном в области переходов.

Запрос может отображаться в двух режимах: просмотра даннывх и конструктора. Переключится в режим конструктора можно, нажав кнопку Режим в группе Режимы из вкладки Главная.

Чтобы вернуться в режим просмотра данных запроса, выберите в меню кнопки Режим пункт Режим таблицы.

3.2.2.Изменение комбинации полей в запросе в режиме Конструктора запросов

В существующий запрос можно вносить ряд изменений: добавлять или

удалять поля из таблицы запроса, включать в запрос поля из других таблиц. Можно также изменять порядок следования полей в запросе (эта операция выполняется аналогично перемещению столбца в таблице данных). Все эти действия реализуются в режиме Конструктора запросов.

Добавление поля в запрос

11. Чтобы просмотреть запрос, дважды щёлкните кнопкой мыши на значке,

расположенном в области переходов. Переключится в режим конструктора, можно нажав кнопку Режим в группе Режимы из вкладки Главная.

12. На экране появится диалоговое окно выбранного запроса (рис.2).

13. В списке полей, расположенном в верхней части конструктора запросов, дважды щелкнуть по имени поля, которое надо добавить в запрос, или просто перетащить его в нижнюю часть окна — бланк запроса.

Удаление поля из запроса

14. Выполнять шаги 11, 12.

15. Выделить поле в бланке запроса (в нижней части окна запроса) и нажать клавишу DEL на клавиатуре.

Задание

4.1. В соответствии с пунктом 3.2.1. методических указаний из таблицы базы данных События-ваша фамилия-№ группысоздайте запрос на выборку записей, содержащих следующие столбцы (поля):Код события, Название, Организацияи Количество (шт). В этом запросе укажите сортировку записей по возрастанию в поле Организация. Введите в строке Условие отбора критерии отбора Отгрузка компьютеров для поля Название и МИФИ для поля Организация, а также для создания запроса с применением логики ИЛИ в ячейку или столбца Название введите критерий отбора Отгрузка компьютеров и Организация введите критерий отбора НИИССУ.

4.2. Сохраните этот запрос под именем Запрос1- ваша фамилия-№ группы.

4.3. Просмотрите этот запрос с помощью кнопки Выполнить.

4.4. В соответствии с пунктом 3.2.2. методических указаний из таблицы базы данных События-ваша фамилия-№ группыдобавьте в этот запрос столбец Время начала иВремя окончания. Просмотрите этот скорректированный запрос с помощью кнопки Выполнить.

4.5. В соответствии с пунктом 3.2.1. методических указаний из таблицы базы данных Таблица2-ваша фамилия-№ группысоздайте запрос на выборку записей, содержащих следующие столбцы (поля):№ звонка, Код звонка, Организация, Дата звонка, Темаи Количество (шт). В этом запросе введите в строке Условие отбора критерии отбора НИИССУ для поля Организация и>05.02.2003 для поля Дата звонка, а также для создания запроса с применением логики ИЛИ в ячейку или для столбца Организация введите критерий отбора МИФИи для столбцаДата звонкавведите критерий отбора>05.02.2003.

4.6. Сохраните этот запрос под именем Запрос2- ваша фамилия-№ группы.

4.7. Просмотрите этот запрос с помощью кнопки Выполнить.

Лабораторная работа №6

1.Цель работы

Целью работы является получение навыков работы с запросами с использованием построителя выражений.

2.Контрольные вопросы

2.1. Из каких трех частей состоит построитель выражений?

2.2. Какое назначение трех полей нижней части построителя выражений?

2.3. Какая кнопка во вкладке Настройка запроса используется для запуска построителя выражений?

Методические указания

В предыдущем разделе были рассмотрены вопросы создания запросов и синтез критериев отбора. Основной же целью применения запросов является выборка требуемых записей. Поэтому в этой лабораторной работе основное внимание будет уделено запросам на изменение и применению построителей выражений, позволяющих производить выборку записей, расположенных внутри заданного диапазона, а также исключать определенные записи.

Работа с построителем выражений

Построитель выражений применяется для задания условий в бланке запроса в виде операторов сравнения. Он состоит из следующих трех частей (рис. 1):

· в верхней части окна Построителя расположено поле конструирования выражений. Ниже находится область, предназначенная для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения;

· в средней части окна находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок Построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, нужно выбрать папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа;

· в нижней части окна построителя находятся три поля:

– в левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения;

– в среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функции Microsoft Access;

– в правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

Обычно выражения задают диапазон изменения какого-либо поля. Для построения выражений применяются логические, арифметические операторы, а также операторы сравнения.

Рис. 1. Основные блоки Построителя выражений

Рассмотрим как создаются и применяются запросы на примере выборки данных из таблицы Таблица 1-ваша фамилия-№ группы,представленнойв вашей базе данных Контакты- ваша фамилия-№ группы. Отберем из таблицы базы данных записи, содержащие звонки, сделанные после 7.02.11 и имеющие длительность не менее 10 мин.

Кроме этого рассчитаем стоимость звонков.

Пример использования Построителя выражений

Процесс создания запроса с формированием критерия на основе применения операций сравнения сводится к следующему.

1. Щелкнуть кнопку Конструктор запросов в группе Другие на вкладке Создание.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы щелкнуть по таблице Таблица 1-Ваша фамилия-№ группы и нажать кнопкуДобавить, чтобы на ее основе создать запрос и далее нажать кнопку Закрыть.

3. Перейти к таблице создания запроса. Включить в отбор информацию, расположенную в следующих полях ” Код звонка, Дата звонка, Продолжительность звонка (мин) и Стоимость минуты звонка (руб)” (как это делается, описано в предыдущей лабораторной работе).

4. Установить курсор в ячейку Условие отбораполяДата звонка.

5. Щелкнуть по кнопке Построитель в группе Настройка запроса из вкладки Конструктор.

6. В открывшемся окне Построитель выражений нажать кнопку или

клавишу ”>” на клавиатуре. Затем ввести значение 7.02.11 и нажать кнопку ОК. Сформированное выражение заносится в ячейку.

7. Установить курсор в ячейку Условие отбора поля Продолжительность звонка (мин) и ввести значение >10, аналогично как в пункте 6.

8.Для расчета стоимости выбраннызх звонков установить курсор в ячейке свободного столбца справа в строке Поле. Щелкнуть кнопку Построитель. В открывшемся окне построителя выражений дважды щелкнуть в левом поле нижнего окна кнопку Таблицы и далее в открывшемся подменю щелкнуть Таблица 1-Ваша фамилия-№ группы.

В открывшемся среднем поле нижней части окна построителя выражений дважды щелкнуть Продолжительность звонка (мин),затем щелкнуть кнопку «*» в средней части окна и наконец-то дважды щелкнуть в том же среднем поле нижней части окна Стоимость минуты звонка (руб)(рис. 2).

Рис. 2. Окно построителя выражений

В верхней части построителя выражений отобразится полученное выражение. Щелкнуть кнопку ОК.

В результате, выполненных шагов 1-8, получим бланк запроса, показанный на рис. 3.

Рис. 3. Бланк сформированного запроса в режиме Конструктор

9. Созданное выражение построителем Выражение1: [Таблица1]… можно выделить двойным щелчком мыши и переименовать только одно слово Выражение1 навыражение Стоимость звонков.

10. Сохранить таблицу с отобранными записями и рассчитанной стоимостью звонков под именем Запрос 3-ваша фамилия-№ группы, используякнопку Сохранить .

11. Для применения созданного запроса и просмотра отобранных записей нажать кнопку Выполнить в группе Результатыиз вкладкиКонструктор(рис. 4).

Рис. 4. Бланк сформированного запроса в режиме таблицы

Задание

4.1. Создайте запрос для выборки данных из таблицы Таблица 1-ваша фамилия-№ группы,представленной в вашей базе данных Контакты- ваша фамилия-№ группы. Отберите из таблицы базы данных записи, содержащие звонки, сделанные после 7.02.11 и имеющие длительность не менее 10 мин. Кроме этого рассчитайте стоимость отобранных звонков в запросе с помощью построителя выражений.

4.2. Сохраните этот запрос под именем Запрос3- ваша фамилия-№ группы.

4.3. Просмотрите этот запрос с помощью кнопки Выполнить.

Лабораторная работа №7

1.Цель работы

Целью работы является получение навыков работы посозданию отчетов, сводных таблиц и диаграмм в базе данных Microsoft Access.

2.Контрольные вопросы

2.1. Что представляет собой отчет базы данных Microsoft Access?

2.2. Как изменить расстояние между столбцами отчета?

2.3. Как изменить ширину столбцов отчета?

2.4. Как выполнить нумерацию страниц и дату создания отчета?

2.5. Как изменить форму отчета?

Методические указания

3.1.Способы создания отчетов

После создания базы данных и отбора из нее информации необходимо распечатать полученные результаты. Самое простое — это скопировать данные в отдельный документ и вывести их на печать. Но такой подход является малоэффективным, так как потребует внесения как редакционных, так и структурных изменений в документ. Тем более это актуально, если в окончательный документ необходимо включить различные диаграммы, результирующие вычисления и т.п. Чтобы сделать эффективной работу по подготовке такого документа, применяют процедуру подготовки отчета. Учитывая все выше сказанное, дадим понятие отчета в Microsoft Access.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или формы, являющихся источниками данных для отчета. Другие данные вводятся в процессе разработки отчета. Рассмотрим способы создания отчетов.

3.1.1.Создание простого отчета

Данный способ, в основном, применяется для создания простых отчетов.

Процесс создания такого отчета сводится к следующим шагам.

1. В области переходов выделите необходимый объект: таблицу, запрос или

форму (например, Запрос1 или Запрос2).

2. Щелкните кнопку Отчёт в группе Отчёты из вкладки Создание.

На экране отобразиться отчёт в Режиме макета, под именем ранее выделенного объекта.

3. Чтобы сохранить отчёт щелкните кнопку Сохранить . В окне

Сохранение наберите имя отчёта и щелкните кнопку ОК.

В Режиме макета в отчёте можно вводить, используя вкладку Формат:

– рисунок (кнопка Эмблема );

– дату и время (кнопка Дата и время );

– номер страницы (кнопка Номер страницы ),

а также изменять формат отчёта, воспользовавшись кнопкой Автоформат .

Кроме этого во вкладке Параметры страницы можно выбрать ориентацию

отчёта: Книжная или Альбомная.

3.1.2.Создания отчетов с помощью Мастера отчетов

Мастер отчетов в отличие от способов, описанных в п.3.1.1, обеспечивает отбор информации, включаемой в отчет, и задание стиля форматирования, определяющего внешний вид отчета. Данный метод позволяет выбрать отдельные поля, находящиеся в разных таблицах и запросах, и включить их в отчет. Мастер запоминает предыдущие стили оформления, что позволяет пропускать диалоговые окна с указанными параметрами.

Процедура создания отчета состоит из следующих шагов.

1. В области переходов выделите необходимый объект: таблицу, запрос или

отчёт (например, Запрос3).

2. Щелкните кнопку Мастер отчётов в группе Отчёты из вкладки

Создание.

3. В окне Создание отчётов из списка Доступные поля поочередно выделите поля, включаемые в отчет, и путем двойного щелчка мышью добавьте их в списокВыбранные поля,например, поля: Код звонка, Дата звонка, Продолжительность звонка (мин) и Стоимость звонков.

4. Нажмите кнопку Далее в этом окне.

5. Определите способ группировки записей в зависимости от включенных полей, например, Дата Звонка – помесяцам. Это обобщающее поле появляется после щелчка мышью по кнопке .

Рис. 1. Задание способа группировки данных в отчете

5. Нажмите кнопку Далее в этом окне.

6. Определите порядок сортировки данных для каждой группы. Здесь никаких изменений вносить не будем. В этом же окне можно подсчитать итоги и внести их в отчете. Для этого нажмите кнопку Итоги и в открывшемся окне задайте итоговые параметры, например, Sum, для поля Продолжительность звонка (мин)и Стоимость звонков. После активизации кнопки ОК произойдёт возврат в окно сортировки данных. Нажмите кнопку Далее.

7. На экране появится окно задания макета для отчета. Выберите макет отчёта (ступенчатый, блок или структура) и ориентацию – книжную или альбомную и нажмите кнопку Далее.

8. Задайте стиль отчета (например, Поток) и перейдите к окну, в котором надо указать имя отчета. После этого щелкните по кнопке Готово.

Отчет, полученный с помощью мастера отчетов, представляет собой промежуточный документ, который подлежит корректировке и редактированию с целью придания ему окончательного вида (рис.2).

Рис. 2. Отчет, созданный с помощью мастера отчётов (стиль Поток)

3.2.Внесение изменений в отчет

Для внесения изменений и редактирования отчета могут применяться различные операции. Рассмотрим некоторые из них.

Компоновка отчета.Отчет должен выглядеть привлекательно и быть легко читаемым. Для улучшения его внешнего вида можно переставлять элементы управления, изменять размер столбцов и расстояние между ними, а также менять их местоположение, удалять отдельные объекты и т.п. Все изменения в отчет вносятся в режиме Конструктора. Отчет в режиме Конструктора представляет собой набор элементов управления, параметры которых можно изменять вручную. Под элементами управления в Access понимают графический элемент, размещаемый в отчете. К ним относят кнопки, поля, флажки, разграничительные линии.

Изменение расстояния между столбцами отчета. Для этого необходимо:

1. В режиме Конструктора щелкнуть по области данных элемента

управления, содержащего имя поля.

2. Поместить на выделенный элемент управления указатель мыши и,

дождавшись, когда он превратится в перекрестие со стрелками, перетащить элемент управления в новую позицию.

Для изменения ширины столбцанеобходимо:

1. В режиме Конструктора щелкнуть по области данных элемента

управления, содержащего имя поля.

2. Поместить указатель мыши на край выделенного объекта, чтобы он принял форму двухсторонней стрелки и перетащить маркер в нужном направлении.

Изменение формы отчета. Самый простой способ изменения формы отчета основан на использовании стандартных стилей оформления, предлагаемых Access. Для этого применяется команда Автоформат из вкладки Упорядочить(режим Конструктор).

3.3.Создание сводных таблиц

Общие принципы использования сводных таблиц и диаграмм напоминают работу с этими видами отчетов в Excel.

Для создания сводной таблицы сначала откройте таблицу, из которой будете создавать сводную таблицу, например, Таблица 2-ваша фамилия-№ группы, а затем воспользуйтесь кнопкой Режим в группе Режимы из вкладки Главная. В меню выберите пункт Сводная таблица. Вы увидите окно макета сводной таблицы и список полей таблицы базы данных.

На ленту добавится контекстный инструмент Работа со сводными таблицамии его вкладка Конструктор.

Структура сводных таблиц в Access такая же, как и в Excel, — здесь есть области заголовков строк и столбцов, область итогов и область фильтра.

Для создания сводной таблицы переместите поля из списка в соответствующие области. Это можно сделать, перетянув имена полей с помощью мыши (рис. 3). Так, например, в создаваемой своднойтаблиценеобходимо выполнить следующее перетаскивание:

– в поле строк – Организация;

– в поле итогов или деталей – Количество (шт);

– поле фильтра– Тема.

Для применения фильтра отображения данных воспользуйтесь кнопкой с изобра­жением стрелочки, расположенной рядом с названием полей, размещенных в об­ласти строк, столбцов, итогов и фильтра. Например, в названии поля фильтра Тема в раскрывавшемся списке установите флажок около опции Заказ на поставку компьютеров(рис. 4).

Чтобы превратить базу данных в сводную диаграмму, нажмите кнопку Режим и в появившемся меню выберите пункт Сводная диаграмма.

Сводная диаграмма состоит из тех же элементов, что и сводная таблица (рис. 5).

Данные, размещенные в сводной диаграмме, соответствуют полям из области дан­ных сводной таблицы.

Рис. 3. Окно макета сводной таблицы

Рис. 4. Установка флажка около опции Заказ на поставку компьютеров

4. Задание

4.1. В соответствии с п.3.1.1 методических указаний из запросов базы данных Запрос1- ваша фамилия-№ группыиЗапрос2- ваша фамилия-№ группысоздайте простые отчеты. В отчете Запрос2- ваша фамилия-№ группывведите альбомную ориентацию текста и заголовок отчета введите понравившийся вам рисунок. Сохраните отчеты в базе данных.

4.2. В соответствии с п.3.1.2 методических указаний из запроса базы данных Запрос3- ваша фамилия-№ группысоздайте отчет с помощью мастера отчетов. В качестве доступных полей используйте поля: Код звонка, Дата звонка, Продолжительность звонка (мин) и Стоимость звонков.

Для способа группировки записей в зависимости от включенных полей используйте поле Дата Звонка – помесяцам.

Задайте итоговые параметры Sum для поля Продолжительность звонка (мин)и Стоимость звонков. Выберите макет отчёта ступенчатый и ориентацию – книжную.

Используйте стиль отчета Поток.

Сохраните отчет в базе данных.

4.3. В соответствии с п.3.2 методических указаний отчет, созданный из запроса базы данных Запрос3- ваша фамилия-№ группы,сделайте болеепривлекательным и читаемым,а также сохраните скорректированный отчет.

Для этого, по вашему усмотрению, выполните следующие действия:

-измените расстояние между столбцами;

-измените ширину столбцов и ширину строк;

-измените форму отчета на Солнцестояние.

В итоге вы должны получить отчет, по внешнему виду похожий на отчет, представленный на рис. 5.

Рис. 5. Скорректированный отчет Запрос3 (стиль Солнцестояние)

4.4. В соответствии с п. 3.3 методических указаний из Таблица 2-ваша фамилия-№ группысоздайте макет сводной таблицы, который показан на рис. 3.

Проведите фильтрацию данных по опцииЗаказ на поставку компьютеров(рис.4). Используя данные сводной таблицы постройте сводную диаграмму (тип Гистограмма), аналогично той, что представлена на рис. 6.

Рис.6. Сводная Гистограмма

Лабораторная работа №8

Для вызова формы и панели элементов в режиме конструктора необходимо щёлкнуть Конструктор форм в группе Формы из вкладки Создание.

Чтобы создать заголовок на форме щелкнем правой мышкой по форме, выберем команду Заголовок/примечание формы, щелкнем по Заголовку формы и занесем в заголовок из панели элементов управления требуемые элементы Надпись и Рисунок(рис. 5),заполнимНадпись текстом, например Продавец ГЗС,а Рисуноксоответствующим рисунком, как это показано на

рис. 6. Изменим в заголовке размер введенного текста и рисунка.

Чтобы занести элемент управления (Надпись, Поле, Кнопка, Линия и т. д.) в область данных на форму выполним следующие команды:

1) в режимеКонструктор выберем мышью элемент формы на панели элементов управления (рис.5);

2) разместим его на форме (если размещаем на форме элемент Кнопка, то в

диалоговом окне Создание кнопок, щелкнем кнопку Отмена);

3) изменим размер элемента;

4) заполним элемент данными или названием, если это необходимо.

Рис. 5.Управляющие элементы формы

Для сохранения формы нажать кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, а затем в диалоговом окне Сохранение ввести имя формы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access, например, Продавец ГЗС, Поставка газа, Сдача денегилиглавная формаГЗС №1. Затем на окне формы щелкнем кнопку «Закрыть окно». Чтобы отобразить созданную форму в Режиме формы, а не в режиме Конструктор, необходимо щелкнуть кнопку Режим в группе Режимы из вкладки Главная и выбрать Режим формы. Если необходимо форму отредактировать снова, для этого надо перейти в режим Конструктор,используя кнопку Режим. С помощью этой кнопки возможен и обратный переход.

В результате вышеприведенных действий можно поочередно создать формы

(рис.6 –9).

Рис. 6. Форма Продавец ГЗС

Рис. 7. Форма Поставка газа

Рис. 8.Форма Сдача денег инкассатору

Рис. 9. Главная форма ГЗС №1

Теперь остается доработать для главной формы ГЗС №1элементы управления – кнопки (организовать переходы), по которым будут вызываться второстепенные формы и таблицы, если это потребуется.

Чтобы создать переход для элемента управления – кнопки, используя Макрос, выполним следующие действия:

1) щелкнем правой мышкой по форме кнопки;

2) выберем Обработка событий – Макросы – ОК;

3) введем имя Макроса,если это необходимо, и нажмем ОКили без введения имени нажмем кнопку ОК;

4) в поле Макрокоманда выберем ОткрытьОбъект,например,Форму, Таблицу, ЗапросилиОтчет (в нашем случаеФормуили Таблицу);

5) в нижней части окна Макрос из всплывающего меню выберем имя уже

созданного Объекта (в нашем случаеФормыили Таблицы);

6) сохраним Макрос.

Используя вышеприведенные действия, создадим для формы: ГЗС №1 элементы управления со всеми кнопками и переходы на соответствующие формы и таблицы (рис. 9). Чтобы отобразить созданную форму в Режиме формы, необходимо щелкнуть кнопку Режим в группе Режимы из вкладки Главная и выбрать Режим формы. При нажатии кнопок формы ГЗС №1 будут вызываться соответствующие формы или таблицы (рис.3-4,6-8).

В результате будет создана база данных ГЗС.

4.Задание

4.1.Создайте пустую базу данных с именем ГЗС_Ваша фамилия_

№ группы.

4.2. Для этой БД в соответствии с п. 3.2.1. методических указаний создайте макеты таблиц Поставка газаи Продажа газав режимеКонструктор

(рис.1 и.2), а для столбца СтоимостьилиЦена за 1л введите выпадающие меню значений этой стоимости:13,14,15 или 16,17,18 и заполните эти таблицы данными, как это показано рис. 3 и 4.

4.3. В соответствии с п. 3.2.2. создайте второстепенные формы Продавец ГЗС, Поставка газаиСдача денег инкассатору(рис. 6-8).

4.4. Создайте главную формуГЗС №1 в соответствии с п. 3.2.2. методических указаний. Заполните эту форму данными, как это показано на

рис. 9.

4.5. Создайте для элементов Кнопка на рис. 9 элемент управления (переход), используя Макрос, так чтобы при нажатии кнопок этой формы вызывались соответствующие формы или таблицы (рис.3-4,6-8).

4.6. Откройте главную формуГЗС №1в режимеФормаи проверьте правильность работы АИС «Газозаправочная станция».